Un carnet de bord de véhicule est un outil essentiel pour tout propriétaire de véhicule, qu’il s’agisse d’une voiture personnelle, d’une flotte de véhicules d’entreprise ou même d’un parc de véhicules publics. Il permet de garder une trace détaillée de l’utilisation du véhicule, des dépenses associées et de la maintenance effectuée. Dans cet article, nous vous montrerons comment créer un carnet de bord de véhicule gratuit en utilisant Microsoft Excel.

Pourquoi un Carnet de Bord de Véhicule est-il Important ?

Un carnet de bord de véhicule offre de nombreux avantages, notamment :

1. Gestion des coûts : Vous pouvez suivre toutes les dépenses liées au véhicule, y compris le carburant, l’entretien, les réparations, les péages, les assurances, etc.
2. Comptabilité : Il facilite la comptabilité en vous permettant de distinguer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles, ce qui est particulièrement important pour les propriétaires d’entreprise.
3. Entretien préventif : Vous pouvez planifier et suivre la maintenance régulière du véhicule, ce qui contribue à prolonger sa durée de vie et à éviter les pannes coûteuses.
4. Suivi de l’utilisation : Vous pouvez enregistrer les trajets effectués, les distances parcourues, les dates et les raisons des déplacements, ce qui est utile pour les professionnels itinérants ou pour les entreprises de livraison.

Voici comment créer un carnet de bord de véhicule gratuit en utilisant Microsoft Excel :

Étape 1 : Créez une Feuille de Calcul Excel

Ouvrez Microsoft Excel et créez une nouvelle feuille de calcul. Vous pouvez utiliser une feuille vierge ou télécharger un modèle préexistants, de nombreux modèles de carnets de bord de véhicules gratuits sont disponibles en ligne.

Étape 2 : Configurez les Colonnes

Dans votre feuille de calcul, configurez les colonnes pour enregistrer les informations suivantes :

1. Date : La date de chaque transaction ou utilisation du véhicule.
2. Kilométrage Début : Le kilométrage au début du trajet.
3. Kilométrage Fin : Le kilométrage à la fin du trajet.
4. Distance Parcourue : La distance parcourue pendant le trajet (calculée automatiquement).
5. Lieu de Départ : L’endroit où le trajet a commencé.
6. Lieu d’Arrivée : L’endroit où le trajet s’est terminé.
7. Motif du Déplacement : La raison du déplacement (professionnel, personnel, livraison, etc.).
8. Type de Dépense : Le type de dépense (carburant, péage, entretien, réparation, assurance, etc.).
9. Montant de la Dépense : Le montant de la dépense enregistrée.
10. Notes : Des notes supplémentaires sur chaque transaction.

Étape 3 : Formules Excel

Utilisez des formules Excel pour automatiser certains calculs. Par exemple, vous pouvez soustraire le kilométrage de fin du kilométrage de début pour obtenir la distance parcourue. Vous pouvez également utiliser des fonctions pour calculer les totaux et les dépenses totales.

Étape 4 : Personnalisez Votre Carnet de Bord

Personnalisez votre carnet de bord en ajoutant des en-têtes, en choisissant des couleurs et en utilisant des formats de cellule adaptés à vos besoins. Vous pouvez également ajouter des graphiques ou des tableaux de bord pour visualiser les données de manière plus claire.

Étape 5 : Enregistrez et Mettez à Jour Régulièrement

Enregistrez régulièrement les informations dans votre carnet de bord et mettez-le à jour à chaque utilisation du véhicule. Cela garantira que vos données sont toujours précises et à jour.

Carnet de Bord de Véhicule – Suivi des Dépenses et des Déplacements

Date	Kilométrage Début	Kilométrage Fin	Distance Parcourue	Lieu de Départ	Lieu d’Arrivée	Motif du Déplacement	Type de Dépense	Montant de la Dépense	Notes
2024-02-01	50 000	50 150	=C2-B2	Maison	Bureau	Travail	Carburant	40.00 €	Essence
2024-02-02	50 150	50 300	=C3-B3	Bureau	Client A	Réunion Client	Péage	5.00 €	Autoroute
2024-02-03	50 300	50 400	=C4-B4	Client A	Bureau	Retour au Bureau	Carburant	35.00 €	Essence
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…

Dans cet exemple, chaque ligne représente une transaction ou un trajet différent. Vous pouvez entrer les données dans les colonnes correspondantes, et certaines données, comme la distance parcourue, peuvent être calculées automatiquement en utilisant des formules Excel (comme dans la colonne “Distance Parcourue” dans l’exemple).

Vous pouvez personnaliser ce modèle en ajoutant d’autres colonnes ou en modifiant les en-têtes pour mieux correspondre à vos besoins spécifiques. N’oubliez pas de sauvegarder régulièrement votre carnet de bord pour éviter de perdre des données importantes.

{pratique} 🔍

Créer un Carnet de Bord de Véhicule dans Excel vous permet de suivre et d’analyser l’utilisation, les coûts et l’entretien de votre véhicule de manière structurée. Voici les étapes pour créer un tel carnet dans Excel, en utilisant les fonctionnalités basiques pour commencer, puis en introduisant quelques fonctions avancées pour automatiser et améliorer votre carnet.

Structure de Base

1. Ouvrir Excel et créer un nouveau classeur.
2. Nommer les Colonnes de la feuille de calcul pour refléter les données que vous souhaitez suivre. Par exemple:

• Date
• Kilométrage total
• Trajet (Description)
• Type de dépense (Carburant, Entretien, etc.)
• Coût
• Notes

Saisie des Données

• Entrez vos données régulièrement pour maintenir le carnet à jour. Cela pourrait inclure le kilométrage après chaque trajet, les coûts de carburant, les frais d’entretien, etc.

Utilisation de Formules

• Calculer le Coût Total : Utilisez la fonction SOMME pour additionner les coûts. Par exemple, si vos coûts sont dans la colonne F, utilisez =SOMME(F:F).
• Suivi du Kilométrage : Pour calculer la distance parcourue entre deux enregistrements, soustrayez le kilométrage précédent du kilométrage actuel. Si le kilométrage actuel est dans la colonne B, utilisez une formule telle que =B3-B2 dans la ligne 3 et copiez vers le bas.

Mise en Forme Conditionnelle

• Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les dépenses élevées ou les entretiens importants. Par exemple, sélectionnez la colonne des coûts, puis allez dans Accueil > Mise en forme conditionnelle pour définir des règles (par exemple, mettre en évidence en rouge les coûts supérieurs à un certain seuil).

Création de Graphiques

• Sélectionnez vos données et utilisez l’onglet Insertion pour créer des graphiques qui visualisent les tendances des coûts, le kilométrage parcouru, ou d’autres statistiques importantes.

Tableau Croisé Dynamique

• Pour une analyse plus approfondie, créez un tableau croisé dynamique. Sélectionnez vos données, puis allez dans Insertion > Tableau Croisé Dynamique. Cela vous permet d’analyser vos données selon différentes dimensions (par exemple, coût par type de dépense, kilométrage par mois, etc.).

Automatisation avec VBA

• Pour les utilisateurs avancés, envisagez d’utiliser VBA (Visual Basic for Applications) pour automatiser la saisie des données, par exemple, en créant un formulaire de saisie personnalisé ou en automatisant l’importation de données depuis d’autres sources.

Conclusion

Un carnet de bord de véhicule est un outil précieux pour la gestion de votre véhicule, que ce soit à des fins personnelles ou professionnelles. En utilisant Microsoft Excel, vous pouvez créer un carnet de bord personnalisé et gratuit qui vous aidera à suivre les coûts, à planifier la maintenance et à gérer efficacement l’utilisation de votre véhicule. N’oubliez pas de sauvegarder régulièrement vos données pour une utilisation optimale de votre carnet de bord.