Une Fiche de Non-Conformité (NC) est un document utilisé dans les systèmes de gestion de la qualité pour enregistrer, suivre, et résoudre des écarts par rapport aux normes, exigences ou spécifications définies. La non-conformité peut être détectée lors d’audits internes, d’inspections, de réclamations clients ou de tout autre processus de contrôle qualité.
La fiche de non-conformité est essentielle pour garantir l’amélioration continue dans les entreprises qui visent à maintenir des standards de qualité élevés.
Champ | Explication |
---|---|
Numéro de la fiche | Un identifiant unique pour chaque fiche de non-conformité. Cela peut être NC-001, NC-002, etc. |
Date de détection | Indiquez la date précise à laquelle la non-conformité a été détectée. |
Nom du rapporteur | Le nom de la personne ou de l’équipe qui a relevé la non-conformité. |
Processus concerné | Le processus, la zone ou l’étape de production où la non-conformité a été observée. |
Description de la non-conformité | Détaillez le problème ou l’écart constaté (par exemple, “Dimensions hors tolérance”). |
Exigences non respectées | Références aux normes ou exigences qui n’ont pas été respectées (ISO, réglementation, spécifications internes, etc.). |
Conséquences potentielles | Décrivez les impacts possibles si la non-conformité n’est pas corrigée (réclamations client, impact financier, etc.). |
Causes racines | Analysez et indiquez les causes fondamentales qui ont généré la non-conformité (ex. “Machine mal calibrée”). |
Action corrective | Les actions immédiates à mettre en place pour résoudre la non-conformité. |
Responsable de l’action corrective | Indiquez la personne ou l’équipe chargée de corriger la non-conformité. |
Échéance corrective | Date à laquelle l’action corrective doit être terminée. |
Suivi et vérification corrective | Comment l’efficacité de la correction sera vérifiée. |
Action préventive | Les mesures à mettre en place pour éviter que la non-conformité ne se reproduise. |
Responsable de l’action préventive | La personne responsable de la mise en œuvre de l’action préventive. |
Échéance préventive | Date de mise en œuvre de l’action préventive. |
Suivi et vérification préventive | Méthode pour vérifier l’efficacité des actions préventives. |
Validation du qualiticien | Personne responsable de valider la résolution de la non-conformité. |
Date de clôture | Date à laquelle la fiche est officiellement close. |
Efficacité validée | Une case “Oui/Non” pour valider l’efficacité des actions correctives. |
Dans le même fichier Excel, créez des feuilles distinctes pour le suivi des actions correctives et préventives. Renommez-les comme suit :
2.1. Ajouter les colonnes suivantes pour détailler les actions correctives à suivre :
Numéro de la NC | Description de l’Action Corrective | Responsable | Échéance | Suivi et Vérification |
---|---|---|---|---|
NC-001 | Recalibrage des machines | Paul Martin | 05/09/2024 | Contrôle qualité après recalibrage |
2.2. Ajouter les colonnes suivantes pour le suivi des actions préventives :
Numéro de la NC | Description de l’Action Préventive | Responsable | Échéance | Suivi et Vérification |
---|---|---|---|---|
NC-001 | Maintenance préventive trimestrielle | Marie Leblanc | 30/09/2024 | Suivi trimestriel par contrôle |
3.1. Appliquer des couleurs et des styles
3.2. Utiliser la validation conditionnelle
4.1. Créer une formule pour le suivi des délais
=SI(TODAY()>[Échéance];"En Retard";"En Cours")
4.2. Date de clôture automatique
5.1. Macros pour automatiser certaines tâches
5.2. Utilisation de filtres
Voici un exemple complet de tableau que vous pourriez avoir dans votre fichier Excel :
Numéro de la fiche | Date de détection | Rapporteur | Processus concerné | Description de la NC | Exigence non respectée | Causes racines | Action corrective | Responsable corrective | Échéance corrective | Action préventive | Responsable préventive | Échéance préventive | Validation | Date de clôture |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
NC-001 | 01/09/2024 | Jean Dupuis | Production – Ligne 3 | Pièces hors tolérance | ISO 9001 – Sect. 8.3 | Outil mal calibré | Recalibrage outil | Paul Martin | 05/09/2024 | Maintenance trimestrielle | Marie Leblanc | 30/09/2024 | Marie Leblanc | 10/09/2024 |
L’automatisation dans Excel permet d’améliorer la gestion des non-conformités (NC), actions correctives (AC) et actions préventives (AP) en réduisant les tâches manuelles répétitives et en assurant un suivi plus rigoureux. Voici différentes façons d’automatiser une fiche dans Excel, notamment avec formules, macros, et validation de données.
Vous pouvez automatiser le suivi des dates d’échéance en utilisant la fonction SI et AUJOURD’HUI() pour indiquer si une action est en retard ou en cours.
=SI(TODAY()>[Échéance];"En Retard";"En Cours")
Cela vous permet de voir rapidement si une action corrective ou préventive est en retard.
Vous pouvez également calculer combien de jours il reste avant l’échéance avec une formule simple :
=[Échéance]-AUJOURD'HUI()
Cela vous indiquera le nombre de jours restant avant la date d’échéance.
La date de clôture peut être remplie automatiquement lorsque toutes les actions sont marquées comme terminées :
=SI([Statut]="Terminé";AUJOURD'HUI();"")
Cette formule indique qu’une fois que le statut est défini sur “Terminé”, la date actuelle sera automatiquement ajoutée à la colonne Date de Clôture.
La validation de données vous permet de restreindre les types de données que l’on peut entrer dans certaines cellules, minimisant les erreurs et facilitant l’automatisation.
La mise en forme conditionnelle permet de changer l’apparence des cellules automatiquement selon leur contenu, facilitant ainsi le suivi des non-conformités.
=[Échéance]<AUJOURD'HUI()
Cela colorera automatiquement les dates d’échéance dépassées.
Les macros VBA permettent d’automatiser des processus plus complexes. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire avec les macros pour automatiser une fiche de non-conformité :
Sub NouvelleFicheNC()
Dim NouvelleLigne As Long
NouvelleLigne = Worksheets("Fiche NC").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
Cells(NouvelleLigne, 1).Value = "NC-" & NouvelleLigne - 1
Cells(NouvelleLigne, 2).Value = Date ' Ajoute la date du jour
End Sub
Sub AlerteEmail()
Dim OutlookApp As Object
Dim OutlookMail As Object
Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
With OutlookMail
.To = "qualite@exemple.com"
.Subject = "Alerte : Non-conformité en retard"
.Body = "Une non-conformité est en retard. Veuillez vérifier le suivi."
.Send
End With
End Sub
Sub MiseAJourStatut()
Dim DerniereLigne As Long
Dim i As Long
DerniereLigne = Worksheets("Fiche NC").Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = 2 To DerniereLigne
If Cells(i, 10).Value < Date And Cells(i, 16).Value = "" Then ' Si l'échéance est dépassée et pas clôturée
Cells(i, 17).Value = "En Retard"
ElseIf Cells(i, 16).Value <> "" Then ' Si la date de clôture est remplie
Cells(i, 17).Value = "Clôturé"
Else
Cells(i, 17).Value = "En Cours"
End If
Next i
End Sub
Vous pouvez créer des rapports automatisés pour résumer l’état de vos non-conformités :
Automatiser une fiche de non-conformité dans Excel permet non seulement de gagner du temps mais aussi d’assurer un meilleur suivi des actions correctives et préventives. Avec les formules, la validation de données, les mises en forme conditionnelles, les macros, et les tableaux de bord automatisés, vous pouvez gérer efficacement vos fiches NC et vous concentrer sur l’amélioration continue.
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