Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes de création d’un planning SAV dans Excel, un outil largement utilisé pour la gestion de données et de calendriers.
Un planning de service après-vente (SAV) est essentiel pour toute entreprise qui fournit des services de maintenance ou de réparation à ses clients. Un planning bien conçu permet de gérer efficacement les ressources disponibles, d’assurer un service clientèle de qualité et de respecter les délais fixés.
Imaginez une entreprise de réparation d’équipements électroniques, qui propose des services de maintenance et de réparation à ses clients. Cette entreprise reçoit régulièrement des demandes de réparation de la part de ses clients, allant des simples dépannages aux révisions périodiques préventives.
L’équipe de service après-vente utilise le planning Excel pour organiser les rendez-vous de réparation. Chaque fois qu’un client appelle pour signaler un problème avec son équipement, le personnel de réception prend note des détails de la panne et fixe un rendez-vous dans le planning Excel en fonction de la disponibilité des techniciens et des priorités.
Pour les clients ayant souscrit à un contrat de maintenance périodique, l’entreprise planifie des interventions préventives régulières. Le planning Excel est utilisé pour planifier ces visites de maintenance en fonction du calendrier convenu avec chaque client. Les techniciens peuvent consulter le planning pour savoir quand ils doivent effectuer les visites et quels équipements doivent être révisés.
Le planning Excel permet également de gérer efficacement les ressources humaines et matérielles de l’équipe SAV. Les responsables peuvent voir en un coup d’œil quels techniciens sont disponibles à quel moment et quelles ressources sont nécessaires pour chaque intervention. Cela permet d’optimiser l’affectation des ressources et d’éviter les doubles réservations.
En utilisant le planning Excel, l’équipe de service après-vente peut suivre facilement les délais et détecter les retards éventuels. Les tâches sont marquées comme “En cours”, “Terminées” ou “En attente” dans le planning, ce qui permet de voir rapidement si les délais sont respectés ou s’il y a des retards à rattraper.
Le planning Excel peut également servir de support lors de la communication avec les clients. Lorsqu’un client appelle pour demander des informations sur l’état de sa réparation, le personnel peut consulter le planning pour savoir où en est le technicien et quand la réparation devrait être terminée. Cela permet de fournir des réponses précises et de maintenir un bon niveau de satisfaction client.
Avant de commencer à créer le planning dans Excel, il est important de dresser une liste exhaustive des tâches qui doivent être effectuées par l’équipe SAV. Cela peut inclure des visites de maintenance préventive, des réparations, des installations, etc.
Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
---|---|---|---|---|---|---|
2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
---|---|---|---|---|---|---|
2024-02-15 | 09:00 | 12:00 | Client A | Maintenance préventive téléviseur | Jean Dupont | En cours |
2024-02-20 | 14:00 | 16:00 | Client B | Révision ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
2024-02-25 | 11:00 | 13:00 | Client C | Contrôle périodique smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
---|---|---|---|---|---|---|
2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
---|---|---|---|---|---|---|
2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Date | Heure de début | Heure de fin | Client | Description de la tâche | Technicien assigné | Statut |
---|---|---|---|---|---|---|
2024-02-10 | 09:00 | 11:00 | Client A | Réparation téléviseur | Jean Dupont | En cours |
2024-02-10 | 13:00 | 15:00 | Client B | Maintenance ordinateur | Marie Leclerc | Terminée |
2024-02-11 | 10:30 | 12:30 | Client C | Dépannage smartphone | Pierre Dubois | En attente |
Pour créer un modèle de Planning de Service Après-Vente (SAV) dans Excel, suivez ces étapes pour structurer votre fichier. Ce modèle vous aidera à suivre et planifier les interventions de SAV, les techniciens disponibles, et les rendez-vous avec les clients.
Feuille 1 : Planning SAV
La Feuille 2 : Techniciens
Feuille 3 : Clients
La Feuille 4 : Types d’intervention
Ce modèle est un point de départ. Vous pouvez l’ajuster selon les besoins spécifiques de votre service après-vente.
Télécharger un planning SAV dans Excel 👇
création d’un planning SAV dans Excel est un processus qui demande de la planification, de l’organisation et de la précision. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pourrez concevoir un planning efficace qui aidera votre équipe SAV à gérer ses tâches de manière optimale, à fournir un service clientèle de qualité et à respecter les délais fixés. N’oubliez pas de réviser et d’ajuster régulièrement le planning pour qu’il reste pertinent et adapté aux besoins de votre entreprise.
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