Bienvenue dans le cours PowerPoint numéro 3 dans la série des cours PowerPoint.

Chaque fois que vous créez une nouvelle présentation dans PowerPoint, vous devez savoir comment l’enregistrer afin d’y accéder et de la modifier ultérieurement. Comme avec les versions précédentes de PowerPoint, vous pouvez enregistrer les fichiers sur votre ordinateur. Si vous préférez, vous pouvez également enregistrer des fichiers dans le cloud à l’aide de OneDrive. Vous pouvez même exporter et partager des présentations directement depuis PowerPoint.

Enregistrer et enregistrer sous

PowerPoint propose deux façons d’enregistrer un fichier : Enregistrer et Enregistrer sous. Ces options fonctionnent de manière similaire, avec quelques différences importantes.

• Enregistrer : lors de la création ou de la modification d’une présentation, vous utiliserez la commande Enregistrer pour enregistrer les modifications. Vous utiliserez cette commande la plupart du temps. Lors de l’enregistrement d’un fichier, il vous suffit de choisir un nom de fichier et un emplacement la première fois. Après cela, vous pouvez simplement cliquer sur la commande Enregistrer pour l’enregistrer avec le même nom et le même emplacement.
• Enregistrer sous : vous utiliserez cette commande pour créer une copie d’une présentation tout en conservant l’original. Lorsque vous utilisez Enregistrer sous, vous devrez choisir un nom et/ou un emplacement différent pour la version copiée.

cours PowerPoint / Pour enregistrer une présentation :

Il est important d’enregistrer votre présentation chaque fois que vous démarrez un nouveau projet ou apportez des modifications à un projet existant. Épargner tôt et souvent peut éviter de perdre votre emploi. Vous devrez également porter une attention particulière à l’endroit où vous enregistrez la présentation afin qu’elle soit facile à retrouver plus tard.

Recherchez et sélectionnez la commande Enregistrer dans la barre d’outils Accès rapide.

Si vous enregistrez le fichier pour la première fois, le volet Enregistrer sous apparaîtra en mode Backstage.
Vous devrez ensuite choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nom. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner un emplacement sur votre ordinateur. Vous pouvez également cliquer sur OneDrive pour enregistrer le fichier sur OneDrive.

La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer la présentation.
Entrez un nom de fichier pour la présentation, puis cliquez sur Enregistrer.

La présentation sera enregistrée. Vous pouvez cliquer à nouveau sur la commande Enregistrer pour enregistrer vos modifications au fur et à mesure que vous modifiez votre présentation.
Vous pouvez également accéder à la commande Enregistrer en appuyant sur Ctrl + S sur votre clavier.

Utiliser Enregistrer sous pour créer une copie

Si vous souhaitez enregistrer une version différente d’une présentation tout en conservant l’original, vous pouvez créer une copie. Par exemple, si vous avez un fichier appelé Présentation client, vous pouvez l’enregistrer sous Présentation client 2 afin de pouvoir modifier le nouveau fichier tout en faisant référence à la version d’origine.

Pour ce faire, cliquez sur la commande Enregistrer sous en mode Backstage. Tout comme lorsque vous enregistrez un fichier pour la première fois, vous devez choisir où enregistrer le fichier et lui donner un nouveau nom.

Pour modifier l’emplacement d’enregistrement par défaut :

Si vous ne souhaitez pas utiliser OneDrive, vous pourriez être frustré que OneDrive soit sélectionné comme emplacement par défaut lors de l’enregistrement. Si vous rencontrez cet inconvénient, vous pouvez modifier l’emplacement de sauvegarde par défaut afin que ce PC soit sélectionné par défaut.

Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.

Cliquez sur Options.

La boîte de dialogue Options PowerPoint s’affiche. Sélectionnez Enregistrer, cochez la case en regard de Enregistrer sur l’ordinateur par défaut, puis cliquez sur OK. L’emplacement de sauvegarde par défaut sera modifié.

Utilisation de la récupération automatique

PowerPoint enregistre automatiquement les présentations dans un dossier temporaire lorsque vous travaillez dessus. Si vous oubliez d’enregistrer vos modifications ou si PowerPoint se bloque, vous pouvez restaurer le fichier à l’aide de la sauvegarde automatique.

Pour utiliser la récupération automatique :

Ouvrez PowerPoint. Si des versions enregistrées automatiquement d’un fichier sont trouvées, le volet Récupération de document s’affiche.
Cliquez pour ouvrir un fichier disponible. La présentation sera récupérée.

Par défaut, PowerPoint enregistre automatiquement toutes les 10 minutes. Si vous modifiez une présentation pendant moins de 10 minutes, PowerPoint peut ne pas créer de version d’enregistrement automatique.

Si vous ne voyez pas le fichier dont vous avez besoin, vous pouvez parcourir tous les fichiers enregistrés automatiquement à partir du mode Backstage. Sélectionnez simplement l’onglet Fichier, cliquez sur Gérer la présentation, puis choisissez Récupérer les présentations non enregistrées.

Exportation de présentations

Par défaut, les présentations PowerPoint sont enregistrées dans le type de fichier .pptx. Cependant, vous devrez parfois utiliser un autre type de fichier, tel qu’un PDF ou une présentation PowerPoint 97-2003. Il est facile d’exporter votre présentation de PowerPoint vers une variété de types de fichiers.

PDF : Enregistrez la présentation en tant que document PDF au lieu d’un fichier PowerPoint.
vidéo : Enregistrez la présentation en tant que vidéo.
CD Package : Cela enregistre la présentation dans un dossier avec Microsoft PowerPoint Viewer, un lecteur de présentation spécial que tout le monde peut télécharger.
Polycopiés : imprime une version du polycopié des diapositives.
Autre type de fichier : enregistrez dans d’autres types de fichiers, notamment PNG et PowerPoint 97-2003.
Pour exporter une présentation :

Dans notre exemple, nous enregistrerons la présentation en tant que fichier PowerPoint 97-2003.

Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage.
Cliquez sur Exporter, puis choisissez l’option souhaitée. Dans notre exemple, nous sélectionnerons Changer le type de fichier.

Sélectionnez un type de fichier, puis cliquez sur Enregistrer sous.

La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez l’emplacement vers lequel vous souhaitez exporter la présentation, saisissez un nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Enregistrer en tant que type dans la boîte de dialogue Enregistrer sous pour enregistrer des présentations dans divers types de fichiers. Veillez à choisir un type de fichier que d’autres pourront ouvrir.

Partager des présentations

PowerPoint facilite le partage et la collaboration sur des présentations à l’aide de OneDrive. Auparavant, si vous vouliez partager un fichier avec quelqu’un, vous pouviez l’envoyer en pièce jointe. Bien que pratique, ce système crée également plusieurs versions du même fichier, ce qui peut être difficile à organiser.

Lorsque vous partagez une présentation à partir de PowerPoint, vous donnez en fait aux autres l’accès au même fichier. Cela vous permet, à vous et aux personnes avec qui vous partagez, de modifier la même présentation sans avoir à suivre plusieurs versions.

Pour partager une présentation, elle doit d’abord être enregistrée sur OneDrive.

Pour partager une présentation :

Cliquez sur l’onglet Fichier pour accéder au mode Backstage, puis cliquez sur Partager.

PowerPoint reviendra en mode normal et ouvrira le panneau Partager sur le côté droit de la fenêtre. À partir de là, vous pouvez inviter des personnes à partager votre document, voir une liste des personnes ayant accès au document et définir si elles peuvent modifier ou uniquement afficher le document.