Une fiche d’action est un outil essentiel pour planifier, suivre...
Dans cet article, vous allez apprendre comment élaborer un cahier des charges abouti.
Ce tutoriel profite aux étudiants dans les écoles de commerces et aux managers juniors.
Le cahier des charges (CdC) se présente comme un document central dans la gestion de projets, servant à établir avec une grande précision et en détail les objectifs, les exigences fonctionnelles et non-fonctionnelles, les spécifications techniques, les contraintes et les attentes spécifiques à un projet. Il se pose comme un cadre de référence incontournable pour toutes les parties prenantes engagées dans le projet, qu’il s’agisse des clients, des chefs de projet, des concepteurs, des développeurs ou des testeurs. Ce document essentiel assure une compréhension commune et une communication efficace tout au long du processus, contribuant ainsi à la réussite du projet.
Un cahier des charges est utilisé chaque fois qu’il est nécessaire de définir clairement les besoins, les exigences et les attentes d’un projet, d’un produit ou d’une prestation de service dans le cadre du pilotage d’un projet. Il facilite la communication, la planification et l’exécution réussie de diverses initiatives, avec l’assistance de l’AMOA (Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage) pour garantir une gestion efficace du projet.
Un document de spécifications ( cahier des charges) est utilisé dans plusieurs contextes et situations, notamment :
Au début d’un projet, le cahier des charges définit objectifs, exigences, spécifications techniques et attentes pour guider le processus. Il sert de référence pour toutes les parties impliquées dans le projet, notamment les clients, les gestionnaires de projet, les concepteurs, les développeurs et les testeurs.
Dans le domaine du développement de logiciels, un cahier des charges est essentiel pour définir les fonctionnalités, les performances, les contraintes et les exigences techniques d’une application ou d’un système informatique.
Les entreprises utilisent des cahiers des charges pour spécifier leurs besoins en matière d’achats et d’approvisionnement. Cela garantit que les fournisseurs comprennent clairement ce qui est requis et permet de comparer les offres de manière équitable.
Les ingénieurs et les concepteurs utilisent des cahiers des charges pour définir les caractéristiques, les matériaux, les dimensions et les exigences de fabrication d’un produit.
Dans le cadre des contrats et des appels d’offres, un cahier des charges est utilisé pour définir les obligations, les livrables et les critères de réussite d’une relation commerciale ou d’un contrat de service.
Les architectes et les entrepreneurs utilisent des cahiers des charges pour spécifier les détails de la construction, y compris les matériaux, les normes de sécurité et les exigences architecturales.
Les chercheurs utilisent des cahiers des charges pour définir les objectifs, la méthodologie et les critères de réussite de leurs projets de recherche.
Alors, lorsque vous êtes interrogé lors d’un entretien sur la question :
En tant que manager junior, vous pourriez répondre de manière subtile en disant :
Un cahier des charges est un document fondamental dans la gestion de projets. Il sert à définir de manière détaillée les objectifs, les spécifications, les contraintes et les attentes d’un projet. C’est essentiel pour aligner toutes les parties prenantes sur la même page et garantir que le projet soit réalisé conformément aux besoins et aux normes établis. Il joue un rôle clé dans la planification, l’exécution et le suivi du projet, contribuant ainsi à sa réussite.
Quand rédiger le cahier des charges ?
Le cahier des charges doit être rédigé au début du projet, avant le lancement des phases de conception ou de développement. Il sert de base solide pour la planification et la réalisation du projet.
Ici, nous attirons l’attention des managers juniors et des étudiants sur l’existence de différents types de cahiers des charges. En pratique, ces divers types de cahiers des charges jouent un rôle déterminant dans la gestion de projet en détaillant les aspects fonctionnels, techniques, marketing et liés aux utilisateurs. Ils contribuent à établir une compréhension commune, à la planification et à la réussite de divers projets en mettant en évidence les éléments essentiels à prendre en compte à chaque étape du processus.
Ce document met l’accent sur les aspects fonctionnels du produit ou du projet. Il décrit en détail les fonctionnalités et les caractéristiques que le produit final doit inclure. Il spécifie ce que le système doit accomplir du point de vue de l’utilisateur. Les exigences fonctionnelles, les scénarios d’utilisation, les cas d’utilisation, et les diagrammes de flux font souvent partie intégrante du CdCF. C’est un outil essentiel pour aligner les attentes de l’équipe de développement sur les besoins des utilisateurs.
Contrairement au CdCF, le CdCT se concentre sur les aspects techniques du projet. Il détaille les spécifications techniques, les normes, les contraintes techniques et les exigences de performance. Ce document est essentiel pour l’équipe technique qui doit comprendre comment mettre en œuvre les fonctionnalités décrites dans le CdCF. Il peut inclure des schémas techniques, des diagrammes de flux techniques, des spécifications matérielles et des recommandations techniques.
Le CdC Marketing se penche sur les aspects liés au marché et à la stratégie marketing du produit ou du projet. Il examine la concurrence, le public cible, les stratégies de tarification, la promotion et la distribution. Ce document guide les décisions marketing en fournissant une compréhension claire de la position du produit sur le marché et des objectifs marketing à atteindre.
Le CdCU met l’accent sur les besoins et les attentes des utilisateurs finaux. Il identifie les besoins spécifiques des utilisateurs, leurs préférences et leurs scénarios d’utilisation. Il est élaboré en collaboration avec les utilisateurs et les parties prenantes pour s’assurer que le produit répond aux besoins réels des utilisateurs. Ce document est essentiel pour orienter la conception centrée sur l’utilisateur et garantir une expérience utilisateur optimale.
Le maître d’ouvrage peut tirer parti d’un cahier des charges en utilisant ce document comme référence essentielle pour superviser et suivre le projet.
Utiliser le cahier des charges dans un projet implique plusieurs points clairs :
Référence tout au long du projet : Le cahier des charges doit être une référence constante du début à la fin du projet. Il ne s’agit pas simplement d’un document à rédiger et à laisser de côté, mais d’un guide permanent pour toutes les étapes du projet.
Guidance pour les équipes : Il fournit une orientation claire aux équipes en détaillant les exigences, les spécifications et les attentes du projet. Cela aide les membres de l’équipe à comprendre ce qui doit être réalisé.
Vérification des objectifs : Le cahier des charges permet de vérifier que les objectifs définis au départ sont atteints. En le consultant régulièrement, vous pouvez vous assurer que le projet suit la bonne voie.
Facilitation de la communication : Il facilite la communication entre les équipes de projet et les parties prenantes. En se référant au cahier des charges, toutes les parties impliquées peuvent avoir une compréhension commune des exigences et des attentes.
Gestion des changements : Le cahier des charges aide à gérer les changements en fournissant une base solide pour évaluer l’impact de toute modification proposée. Cela permet de prendre des décisions éclairées sur la modification ou le maintien des exigences initiales.
Un cahier des charges est un outil essentiel pour la gestion de projet. Il assure la cohérence, la conformité aux exigences et la clarté tout au long du processus, contribuant ainsi au succès global du projet.
Pour rédiger un cahier des charges, vous devez :
La définition du contexte du projet est une étape clé dans la rédaction d’un cahier des charges. La première étape consiste à définir clairement le contexte et l’objectif du projet en énonçant de manière précise ce qui a initié le projet, qu’il s’agisse d’un besoin commercial, d’une opportunité, d’un problème à résoudre ou d’un objectif spécifique à atteindre.
Soyez concis et clair pour assurer une vision commune parmi tous les membres de l’équipe et les parties prenantes quant à la raison d’être du projet.
Identifiez les parties prenantes clés et leurs attentes : Il est crucial d’identifier les parties prenantes, internes ou externes, et de documenter leurs attentes pour prendre en compte tous les intérêts lors du projet.
Précisez la portée du projet, y compris les limites et les contraintes, permet de définir ce qui sera inclus et exclu du projet.
– Décrire d’un manière détaillée des fonctionnalités, des caractéristiques et des interactions du système ou du produit.
– Utilisation de cas d’utilisation, de diagrammes de flux, ou d’autres méthodes pour représenter les processus.
Exemple : Dans le cadre d’une application de réservation en ligne pour une compagnie aérienne, les Spécifications Fonctionnelles décriront chaque étape du processus de réservation, de la sélection du vol à la confirmation de réservation. Des diagrammes de flux illustreront ces étapes de manière visuelle, montrant comment le système interagit avec l’utilisateur tout au long du processus.
| Étape | Description |
| 1 | L’utilisateur accède à la page d’accueil de l’application de réservation en ligne. |
| 2 | L’utilisateur sélectionne la destination de son voyage et les dates de départ et de retour. |
| 3 | Le système affiche une liste de vols disponibles en fonction des critères de l’utilisateur. |
| 4 | L’utilisateur sélectionne un vol de sa préférence. |
| 5 | Le système affiche les détails du vol sélectionné, y compris le prix. |
| 6 | L’utilisateur saisit ses informations personnelles, y compris le nom, l’adresse e-mail et les coordonnées de paiement. |
| 7 | Le système vérifie les informations saisies par l’utilisateur. |
| 8 | Si les informations sont valides, le système procède au paiement en ligne. |
| 9 | Le système génère un numéro de confirmation de réservation et envoie un e-mail de confirmation à l’utilisateur. |
| 10 | Le processus de réservation |
– Documenter les exigences non fonctionnelles, telles que la sécurité, la performance, la convivialité, la compatibilité, etc.
. Exemple : Une exigence de sécurité peut impliquer la nécessité de crypter les données sensibles stockées dans le système pour protéger la confidentialité des utilisateurs.
– Identifier les normes, les réglementations ou les directives à respecter.
. Exemple : Conformité aux normes ISO 27001 pour la sécurité de l’information ou aux réglementations GDPR pour la protection des données personnelles.
Ces Spécifications non fonctionnelles s’assurent que le système ou le produit respecte les critères de qualité, de sécurité et de conformité requis. Elles visent également à garantir une expérience utilisateur optimale.
– Recenser les ressources matérielles et logicielles : Identifiez les équipements, les logiciels, les licences et tout autre élément nécessaire pour le projet.
– Définir les compétences et les rôles nécessaires : Précisez les qualifications, les compétences et les rôles des membres de l’équipe de projet.
– Évaluer la disponibilité des ressources : Examinez les relations entre les tâches pour assurer une séquence logique et éviter les retards.
– Planifier l’affectation des ressources : Déterminez qui sera responsable de quelles tâches et à quel moment.
– Gérer les ressources tout au long du projet : Surveillez l’utilisation des ressources, gérez les conflits et assurez une utilisation efficiente des ressources.
⇒ Recensement, Définition des Compétences et des Rôles, Évaluation de la Disponibilité, Planification de l’Affectation, et Gestion Continue”
Ces étapes sont essentielles pour garantir que les ressources sont utilisées de manière optimale tout au long du projet.
– Établir un calendrier du projet : Créez un planning détaillé qui liste toutes les tâches et activités du projet, en indiquant les dates d’échéance prévues.
– Identifier les principales étapes : Divisez le projet en phases distinctes pour mieux organiser le travail et mesurer les progrès.
– Définir les jalons : Identifiez des moments clés dans le projet qui marquent la réalisation d’étapes importantes.
– Prendre en compte les dépendances entre les tâches : Analysez les relations entre les différentes tâches du projet pour garantir une séquence logique et éviter les retards.
– Gérer les risques potentiels : Identifiez les facteurs de risque qui pourraient affecter le calendrier du projet et développez des stratégies pour les atténuer.
En suivant ces étapes, vous pouvez planifier efficacement le projet, surveiller sa progression et minimiser les risques de retards.
– Estimer les coûts du projet : Cette étape implique une analyse détaillée de toutes les dépenses prévues pour le projet. Cela inclut les coûts liés aux ressources humaines, tels que les salaires du personnel, les coûts des consultants, et les frais de formation. Vous devez également prendre en compte les dépenses liées aux achats de matériaux, d’équipements, de logiciels, ou de tout autre élément nécessaire à la réalisation du projet. En outre, n’oubliez pas de considérer les frais généraux, tels que les coûts administratifs et les dépenses de fonctionnement.
– Définir un budget global pour le projet : Une fois que vous avez estimé les coûts, il est essentiel de définir un budget global pour le projet. Ce budget doit être réaliste et inclure une marge pour les imprévus. Il est courant que des dépenses non prévues surviennent au cours d’un projet, c’est pourquoi il est judicieux d’inclure une réserve budgétaire pour faire face à de telles situations. Un budget bien défini permet de contrôler les coûts et de s’assurer que le projet reste dans les limites financières établies.
En suivant ces étapes, vous pourrez planifier et gérer efficacement les besoins financiers de votre projet, ce qui contribuera à sa réussite tout en évitant les dépassements budgétaires imprévus.
– Mener des entretiens stratégiques avec les parties prenantes.
– Recueillir des informations pertinentes.
– Effectuer des analyses préliminaires approfondies.
– Structurer soigneusement toutes les données recueillies.
– Veiller à la précision, la concision et la clarté dans la rédaction.
– Assurer une compréhension commune des exigences et spécifications du projet.
– Établir un socle solide pour la planification et l’exécution du projet.
– Favoriser l’alignement des parties impliquées autour d’un objectif commun.
Voici une comparaison des cahiers des charges dans les secteurs de l’IT, la construction, et le marketing :
| Critère | IT | Construction | Marketing |
|---|---|---|---|
| Focus Principal | Spécifications techniques, exigences logicielles et matérielles | Matériaux, dimensions, méthodes de construction | Objectifs de communication, branding, sensibilisation |
| Adaptabilité | Haute (évolutions technologiques rapides) | Modérée (ajustements basés sur des contraintes physiques) | Modérée à élevée (tendances du marché et de l’audience) |
| Sécurité/Conformité | Sécurité des données, normes de l’industrie | Normes de sécurité, réglementations locales | Conformité à la marque, droits d’auteur |
| Méthodologie | Agile, itérations rapides | Planification détaillée, étapes et jalons | Campagnes créatives, itératives |
| Budget | Coûts des technologies, licences, maintenance | Coûts de matériaux, main-d’œuvre, équipement | Budget de campagne, coûts de diffusion |
| Mesure de Performance | Fonctionnalité, efficacité, satisfaction utilisateur | Conformité aux plans, durabilité, sécurité | KPIs, retour sur investissement, portée |
| Réglementations | Normes technologiques, protection des données | Codes du bâtiment, normes environnementales | Normes publicitaires, droits d’auteur |
| Planification | Calendrier de développement, lancements | Calendrier de construction, phases de projet | Calendrier de campagne, planification des contenus |
Tableau synthétisant les CdCs dans divers secteurs : points communs et différences. Il est important de noter que chaque projet peut présenter des variations spécifiques en fonction de sa nature/ ses exigences.
La spécification des exigences, est la deuxième étape du processus d’ingénierie des exigences, revêt une importance cruciale. Elle vise à créer un document précis regroupant toutes les exigences pour la conception et la vérification du produit, ainsi que d’autres informations pertinentes. Durant la collecte, toutes les exigences provenant de diverses sources sont rassemblées. L’analyse et la négociation permettent de les comprendre. La spécification des exigences consiste ensuite à documenter clairement l’ensemble des besoins et des contraintes des utilisateurs et du système.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite développer une nouvelle application de gestion de projet pour améliorer l’efficacité de ses équipes. Voici comment le processus de spécification des exigences pourrait se dérouler dans ce contexte :
| Étape | Description |
| Capture des Exigences | – Collecte des exigences auprès des utilisateurs, des responsables de projet, etc. |
| – Classification en exigences fonctionnelles et non fonctionnelles. | |
| Analyse des Exigences | – Analyse approfondie pour identifier priorités, dépendances, conflits potentiels, lacunes. |
| – Réunions avec les parties prenantes pour clarification et validation. | |
| Spécification des Exigences | – Documentation formelle des exigences dans un cahier des charges. |
| – Description détaillée de chaque exigence avec des exemples concrets. | |
| – Organisation en sections selon la nature et la pertinence. | |
| – Inclusion de diagrammes, schémas, et maquettes si nécessaire. | |
| Validation des Exigences | – Soumission du document aux parties prenantes pour revue et validation. |
| – Apport de modifications en fonction des commentaires reçus. | |
| Utilisation dans le Projet | – Le cahier des charges devient la référence principale pour le développement. |
| – L’équipe de développement s’appuie sur les exigences pour la conception, le codage et les tests. | |
| – Consultation constante du document pour garantir l’atteinte des objectifs. | |
| Maintenance et Évolution | – Le cahier des charges reste une ressource clé après le déploiement. |
| – Utilisé pour les mises à jour, les améliorations et les évolutions futures en fonction des besoins changeants. |
| Type d’Exigence | Description |
| Exigences Fonctionnelles | – Décrivent les fonctions du système à concevoir. – Détaillent ce que sera le système et comment il fonctionnera pour répondre aux besoins des utilisateurs. – Fournissent une description claire de la manière dont le système doit répondre à des commandes spécifiques et aux attentes des utilisateurs. |
| Exigences Non Fonctionnelles | – Expliquent les contraintes et les limites du système à concevoir. – N’ont pas d’impact direct sur la fonctionnalité de l’application. – Peuvent être sous-classées en catégories telles que l’interface utilisateur, la fiabilité, la sécurité, la performance, l’entretien, les normes, etc. |
Contexte :
Une équipe de développement travaille sur une application de commerce électronique. Ils doivent spécifier les exigences non fonctionnelles pour garantir que l’application répondra aux besoins. Voyons comment une classification correcte et incorrecte peut impacter le projet.
✅Classification Correcte :
1. Sécurité :
– Exigence Correcte : Cryptage des données sensibles.
– Raison : Protéger les informations des utilisateurs.
2. Performance :
– Exigence Correcte : Gérer 1000 utilisateurs actifs.
– Raison : Assurer une expérience fluide.
3. Fiabilité :
– Exigence Correcte : Disponibilité de 99,99 %.
– Raison : Garantir l’accessibilité.
❌Classification Incorrecte :
1. Sécurité :
– Exigence Incorrecte : Interface conviviale.
– Raison : Pas liée à la sécurité.
2. Performance :
– Exigence Incorrecte : Compatibilité des navigateurs.
– Raison : Ne concerne pas la charge.
3. Fiabilité :
– Exigence Incorrecte : Convivialité pour les novices.
– Raison : Pas liée à la fiabilité.
synthèse :
Une classification correcte des exigences non fonctionnelles est essentielle pour le succès du projet. Une classification incorrecte peut entraîner des problèmes de conformité aux exigences et des malentendus.
Spécifications de configuration système / exigence utilisateur
La configuration du système requise, également connue sous le nom de spécifications de configuration système, est un ensemble détaillé de critères et de spécifications techniques qui définissent les exigences matérielles, logicielles et environnementales nécessaires au bon fonctionnement d’un système ou d’un logiciel. Elle précise les caractéristiques techniques minimales, telles que la capacité de stockage, la puissance de traitement, la mémoire, les systèmes d’exploitation compatibles, les logiciels tiers requis, les configurations réseau, les contraintes de sécurité, etc. Ces spécifications servent de référence pour la conception, la mise en œuvre et la validation du système, garantissant ainsi qu’il fonctionne de manière optimale conformément aux besoins et aux attentes.
Pensez à la configuration système requise comme aux spécifications techniques nécessaires pour faire fonctionner un logiciel. Cela inclut des choses comme la capacité de stockage, la puissance de calcul, et le système d’exploitation dont vous avez besoin pour que le logiciel marche correctement.
Si vous voulez jouer à un jeu vidéo sur votre ordinateur, il doit respecter certaines spécifications techniques. Par exemple, le jeu pourrait exiger au moins 8 Go de RAM, une carte graphique de qualité, et Windows 10 comme système d’exploitation. Si votre ordinateur ne répond pas à ces critères, le jeu ne fonctionnera pas correctement, voire pas du tout. Les spécifications de configuration système garantissent que tout fonctionne comme prévu.
La “dérive du périmètre”, souvent appelée “scope creep”, peut entraîner des problèmes significatifs dans la gestion de projet, notamment des retards, des coûts supplémentaires et une complexité accrue. Pour éviter ce phénomène, il est essentiel de mettre en place des mesures préventives et de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie. Voici quelques points clés pour prévenir la “dérive du périmètre” :
Il est essentiel d’avoir une compréhension précise des objectifs du projet et de les documenter de manière détaillée dans le cahier des charges. Cette définition doit inclure ce qui est inclus dans le projet, ainsi que ce qui ne l’est pas.
Le cahier des charges doit décrire en détail les exigences et les spécifications du projet, qu’il s’agisse de fonctionnalités, de performances, de ressources ou d’autres aspects. Cela garantit que toutes les parties prenantes ont une vision claire des attentes.
Les parties prenantes, y compris les clients, les membres de l’équipe de projet et les utilisateurs finaux, doivent être impliquées dès le début du projet. Leurs commentaires et leurs besoins doivent être pris en compte lors de l’élaboration du cahier des charges.
Si des changements ou des ajouts au projet sont proposés en cours de route, ils doivent être documentés de manière formelle et soumis à un processus d’approbation. Cela permet d’évaluer l’impact de ces changements sur le calendrier, le budget et les ressources.
Les outils de gestion de projet, tels que les diagrammes de Gantt et les logiciels de suivi des tâches, peuvent aider à surveiller et à contrôler le périmètre du projet. Ils permettent de suivre les progrès, les délais et les ressources.
Une communication claire et proactive avec toutes les parties prenantes est essentielle. Cela inclut la diffusion régulière de rapports d’avancement et la tenue de réunions pour discuter des problèmes potentiels ou des changements nécessaires.
En mettant en place ces mesures préventives, vous pouvez réduire considérablement le risque de “dérive du périmètre” et maintenir votre projet sur la voie du succès.
La méthode SMART permet de définir des objectifs clairs et spécifiques pour le cahier des charges. Voici comment appliquer la méthode SMART aux cahiers des charges :
1. Spécifique (Specific) : Les exigences et les objectifs du cahier des charges doivent être spécifiques et bien définis. Évitez les termes vagues ou ambigus. Par exemple, au lieu de dire “Améliorer la convivialité de l’application”, spécifiez “Réduire le temps d’apprentissage de l’application de 50 % pour les nouveaux utilisateurs”.
2. Mesurable (Measurable) : Les objectifs doivent être mesurables pour permettre une évaluation précise de leur réalisation. Utilisez des critères quantitatifs chaque fois que possible. Par exemple, au lieu de dire “Augmenter la performance du système”, dites “Réduire le temps de réponse du système de 20 %”.
3. Atteignable (Achievable) : Les objectifs du cahier des charges doivent être réalistes et réalisables compte tenu des ressources disponibles. Évitez de fixer des objectifs impossibles à atteindre. Assurez-vous que les ressources nécessaires sont disponibles et que le calendrier est réalisable.
4. Pertinent (Relevant) : Les objectifs doivent être pertinents par rapport aux besoins et aux priorités du projet. Assurez-vous qu’ils contribuent à l’objectif global du projet. Évitez les objectifs qui n’apportent pas de valeur significative.
5. Temporel (Time-bound) : Les objectifs doivent être assortis d’une échéance ou d’un délai spécifique. Cela permet de fixer des dates limites pour la réalisation des objectifs. Par exemple, au lieu de dire “Améliorer la qualité du produit”, dites “Réduire de moitié le nombre de défauts de fabrication d’ici la fin du trimestre”.
En appliquant la méthode SMART à votre cahier des charges, vous pouvez vous assurer que les objectifs sont clairs, réalisables et orientés vers la réussite du projet. Cela facilite la gestion du projet et permet de mesurer efficacement les progrès réalisés.
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