Comment prévenir la corruption des fichiers Excel ?

La corruption des fichiers Excel peut être évitée en adoptant des bonnes pratiques lors de leur création, manipulation et sauvegarde. Voici des stratégies efficaces pour protéger vos fichiers :

1. Sauvegardes régulières

Créer des copies de sauvegarde :
Utilisez un service de sauvegarde dans le cloud, tel que OneDrive, Google Drive ou Dropbox, pour enregistrer automatiquement vos fichiers.
Configurez des sauvegardes automatiques sur un disque externe ou un réseau local.
Activer la sauvegarde automatique d’Excel :
Allez dans Fichier > Options > Enregistrement.
Activez Enregistrer les informations de récupération automatique et définissez un intervalle court (par exemple, toutes les 5 minutes).

2. Éviter les interruptions lors de l’enregistrement

Évitez de fermer Excel ou votre ordinateur pendant l’enregistrement d’un fichier.
Utilisez un onduleur : Si votre ordinateur est sensible aux coupures de courant, un onduleur (UPS) peut fournir une alimentation de secours.

3. Fermer correctement les fichiers et Excel

Ne forcez jamais la fermeture d’Excel pendant qu’un fichier est en cours de traitement.
Utilisez toujours Fichier > Fermer ou Fichier > Quitter pour garantir que le fichier est correctement enregistré et verrouillé.

4. Réduire la taille des fichiers

Des fichiers Excel volumineux sont plus susceptibles de se corrompre :

Supprimez les données inutiles (feuilles vides, colonnes inutilisées).
Optimisez les formules complexes :
Remplacez les formules volatiles (comme INDIRECT, NOW, TODAY) par des alternatives plus stables.
Utilisez des formats de données efficaces :
Réduisez les images intégrées ou convertissez-les en fichiers légers.

5. Mettre à jour Excel

Utilisez la version la plus récente d’Excel pour profiter des correctifs de bugs et des améliorations.
Installez régulièrement les mises à jour de sécurité et de stabilité.

6. Protéger les fichiers contre les virus et les malwares

Utilisez un antivirus fiable : Les fichiers Excel peuvent être infectés par des macros malveillantes.
Désactivez les macros non sécurisées :
Allez dans Fichier > Options > Centre de gestion de la confidentialité > Paramètres des macros.
Sélectionnez Désactiver toutes les macros avec notification.

7. Éviter les transferts non sécurisés

Ne pas déplacer ou copier des fichiers Excel en cours d’utilisation.
Si vous transférez des fichiers via un réseau ou un e-mail, compressez-les dans une archive .zip pour protéger leur structure.

8. Utiliser des formats compatibles

Enregistrez vos fichiers au format .xlsx (plus stable) plutôt qu’au format ancien .xls si vous travaillez avec des versions récentes d’Excel.
Si vous devez partager des données sans modification, utilisez des formats immuables comme .pdf.

9. Protéger contre les conflits de modification

Évitez l’accès simultané non contrôlé à un fichier partagé :
Si plusieurs personnes doivent accéder à un fichier, utilisez un outil comme SharePoint, OneDrive ou Google Sheets, qui gèrent les modifications simultanées.
Verrouillez le fichier avec un mot de passe si nécessaire :
Allez dans Fichier > Protéger le classeur > Chiffrer avec un mot de passe.

10. Prévenir les problèmes liés aux disques ou supports de stockage

Évitez de travailler directement sur un fichier stocké sur une clé USB ou un disque réseau instable.
Testez régulièrement vos disques durs pour détecter les secteurs défectueux.
Remplacez les disques anciens ou défaillants avant qu’ils ne causent des problèmes.

11. Configurer les options de récupération dans Excel

Activez la récupération automatique :
Allez dans Fichier > Options > Enregistrement.
Cochez Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer.

12. Former les utilisateurs

Éduquez les utilisateurs sur les bonnes pratiques de manipulation des fichiers Excel, telles que :
Ne pas insérer de macros non vérifiées.
Toujours fermer les fichiers proprement.
Ne pas manipuler les fichiers directement dans des logiciels tiers qui pourraient endommager leur structure.

Comment activer les sauvegardes automatiques dans Excel ?

La sauvegarde automatique est une fonctionnalité d’Excel qui permet de sauvegarder régulièrement vos fichiers en cours de travail pour prévenir les pertes de données. Voici les étapes pour l’activer :

1. Activer la récupération automatique (AutoRecover)

Ouvrir Excel :
- Lancez Microsoft Excel.
Accéder aux options :
- Cliquez sur Fichier > Options (ou Options Excel dans les versions plus anciennes).
Configurer les paramètres de sauvegarde :
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Enregistrement.
- Sous Enregistrer les classeurs, cochez les cases suivantes :
  - Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les X minutes :
    - Définissez l’intervalle à une valeur courte, comme 5 minutes.
  - Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer.
Choisir l’emplacement de sauvegarde automatique :
- Vérifiez l’emplacement spécifié dans le champ Emplacement du fichier de récupération automatique.
- Vous pouvez le modifier pour un emplacement plus accessible ou sécurisé (par exemple, un dossier sur OneDrive ou un autre service cloud).
Enregistrer les modifications :
- Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres.

2. Activer la sauvegarde automatique dans OneDrive ou SharePoint

Si vous utilisez OneDrive ou SharePoint, Excel propose une option de sauvegarde en temps réel :

Sauvegarder le fichier dans le cloud :
- Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous et sélectionnez un dossier OneDrive ou SharePoint.
Activer la sauvegarde automatique :
- Une fois le fichier enregistré dans le cloud, vérifiez que l’option Sauvegarde automatique (en haut à gauche de la fenêtre Excel) est activée.
- Si elle n’est pas activée, cliquez sur l’interrupteur Sauvegarde automatique pour l’activer.

3. Configurer des versions précédentes sur Windows

Windows permet également de conserver des versions précédentes des fichiers si vous utilisez un disque formaté avec la fonction Historique des fichiers :

Activez Historique des fichiers dans Windows (paramètres système).
Les fichiers Excel modifiés seront enregistrés régulièrement dans des versions précédentes accessibles via un clic droit > Propriétés > Versions précédentes.

4. Sauvegarder une copie supplémentaire

Si vous souhaitez qu’Excel crée automatiquement une copie de sauvegarde à chaque enregistrement :

Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > Parcourir.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, cliquez sur Outils (en bas à droite) > Options générales.
Cochez la case Toujours créer une copie de sauvegarde.
Cliquez sur OK, puis enregistrez le fichier.

5. Tester la sauvegarde automatique

Pour vérifier que la récupération automatique fonctionne :

Ouvrez un fichier Excel et modifiez-le sans enregistrer.
Fermez Excel sans enregistrer (forcez la fermeture si nécessaire).
Rouvrez Excel et allez dans Fichier > Informations.
Cliquez sur Gérer les classeurs > Récupérer les classeurs non enregistrés. Vous devriez voir les sauvegardes automatiques disponibles.