Dans cet article, nous allons vous guider à travers les étapes pour développer un GMAO dans Excel et comment l’utiliser pour optimiser vos opérations de maintenance.

🔍La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est un élément essentiel pour maintenir et gérer efficacement les opérations de maintenance dans diverses industries. Alors que de nombreuses entreprises investissent dans des logiciels de GMAO spécialisés, Excel, en raison de sa flexibilité et de sa disponibilité répandue, peut servir d’outil puissant pour mettre en place un système de GMAO simple mais efficace.

GMAO dans Excel : Définition, Rôle, Utilisation et Avantages

La Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) est un élément essentiel pour de nombreuses entreprises qui cherchent à optimiser la maintenance de leurs équipements. Excel, avec sa polyvalence et sa large disponibilité, peut être un outil puissant pour mettre en place un système de GMAO simple mais efficace. Dans cet article, nous allons explorer la GMAO dans Excel en détail, en couvrant sa définition, son rôle, son utilisation et ses avantages.

Définition de la GMAO

La GMAO, ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, est un système informatisé qui permet aux entreprises de planifier, de suivre et de gérer toutes leurs activités de maintenance de manière organisée. Elle vise à garantir que les équipements et les actifs de l’entreprise fonctionnent de manière optimale en minimisant les temps d’arrêt imprévus, en prolongeant la durée de vie des équipements et en maîtrisant les coûts de maintenance.

Rôle de la GMAO

Le rôle principal de la GMAO est de centraliser toutes les informations liées à la maintenance des équipements. Elle permet de :

1. Planifier la maintenance préventive : Établir un calendrier de maintenance régulière pour éviter les pannes majeures.
2. Gérer les demandes de maintenance : Suivre et prioriser les demandes de réparation ou d’entretien.
3. Suivre l’historique de maintenance : Conserver un enregistrement complet de toutes les opérations de maintenance passées.
4. Gérer les pièces de rechange : Gérer l’inventaire des pièces de rechange pour éviter les ruptures de stock.
5. Analyser les données : Générer des rapports et des analyses pour améliorer la planification et l’efficacité de la maintenance.

Utilisation de la GMAO dans Excel

Excel, en tant qu’outil de gestion de données largement utilisé, peut être utilisé pour développer une GMAO simple mais efficace. Voici comment vous pouvez utiliser Excel pour mettre en place un système de GMAO :

1. Créez un classeur Excel dédié : Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur spécialement conçu pour la GMAO.
2. Créez des feuilles pour différentes fonctions : Nommez les feuilles pour les équipements, la maintenance, l’historique, les pièces de rechange, etc.
3. Configurez les colonnes : Créez des colonnes pour enregistrer les informations spécifiques à chaque fonction, telles que les détails de l’équipement, les dates de maintenance, les coûts, etc.
4. Utilisez des formules et des fonctions Excel : Automatisez les calculs, tels que les dates de prochaines maintenances ou les coûts, en utilisant des formules Excel.
5. Créez des rapports et des analyses : Utilisez des tableaux croisés dynamiques et des graphiques pour analyser les données de maintenance.
6. Sécurisez et partagez le classeur : Protégez le classeur et ses feuilles pour éviter les modifications non autorisées, puis partagez-le avec les membres de l’équipe via des solutions cloud.

Avantages de la GMAO dans Excel

L’utilisation de la GMAO dans Excel présente plusieurs avantages, notamment :

1. Coût abordable : Excel est largement disponible et ne nécessite pas d’investissement important en logiciels spécialisés.
2. Personnalisation : Vous pouvez personnaliser votre système de GMAO en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise.
3. Contrôle total : Vous avez le contrôle total sur la manière dont les données sont gérées et analysées.
4. Flexibilité : Excel peut être utilisé dans diverses industries et tailles d’entreprises.
5. Apprentissage facile : De nombreuses personnes sont déjà familières avec Excel, ce qui facilite l’adoption du système.

En conclusion, la GMAO dans Excel est une solution viable pour de nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises, qui cherchent à optimiser leurs opérations de maintenance. Elle offre une flexibilité, un contrôle et un coût abordable tout en permettant une gestion efficace de la maintenance des équipements. Cependant, pour des besoins plus complexes et une meilleure intégration, il peut être judicieux de considérer des logiciels de GMAO spécialisés.

Modèle standard simplifié pour une Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) dans Excel

Ce modèle servira de base, mais il peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes en fonction de vos exigences particulières.

Feuille ‘Équipements’

ID Équipement	Nom de l’Équipement	Emplacement	Date d’Achat	Prochaine Maintenance	Statut
E001	Machine 1	Atelier A	2023-01-15	2023-04-15	En cours
E002	Machine 2	Atelier B	2022-11-20	2023-03-20	À venir
E003	Pompe 1	Entrepôt C	2023-02-10	2023-05-10	Planifié

Feuille ‘Maintenance’

ID Maintenance	ID Équipement	Type de Maintenance	Date Prévue	Statut
M001	E001	Préventive	2023-04-15	En cours
M002	E002	Corrective	2023-02-25	À venir
M003	E003	Préventive	2023-05-10	Planifié

Feuille ‘Historique’

ID Historique	ID Maintenance	Date de Réalisation	Détails de Maintenance	Coûts de Maintenance
H001	M001	2023-04-10	Nettoyage et lubrification	200€
H002	M002	2023-02-25	Remplacement du moteur	500€
H003	M003	N/A	En attente de réalisation	N/A

Feuille ‘Pièces de Rechange’

ID Pièce	Nom de la Pièce	Quantité en Stock	Fournisseur	Prix Unité
P001	Huile de Lubrification	10 litres	Fournisseur A	15€/litre
P002	Moteur de Rechange	5 unités	Fournisseur B	800€/unité
P003	Filtre à Air	20 pièces	Fournisseur C	5€/pièce

Ce modèle de base comprend les informations essentielles nécessaires à la gestion des équipements, à la planification de la maintenance, à la tenue de l’historique des maintenances et à la gestion des pièces de rechange. Vous pouvez ajouter des fonctionnalités supplémentaires, telles que des calculs automatisés, des formulaires pour la saisie de données, des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques, en fonction de vos besoins spécifiques. Assurez-vous également de personnaliser les statuts et les types de maintenance en fonction de votre entreprise.

Développer un GMAO dans Excel – comprendre le contexte

Contexte :

Imaginons une entreprise manufacturière qui possède un vaste parc d’équipements industriels essentiels à sa production. Ces équipements nécessitent une maintenance régulière pour garantir leur bon fonctionnement, éviter les temps d’arrêt imprévus et minimiser les coûts de réparation. Cependant, la gestion manuelle de ces activités de maintenance peut être fastidieuse, sujette aux erreurs humaines, et ne permet pas une analyse approfondie des données de maintenance.

Problématique :

L’entreprise est confrontée à la nécessité de mettre en place un système de gestion de maintenance efficace pour surveiller, planifier et exécuter les activités de maintenance de manière organisée. De plus, elle souhaite disposer d’un outil capable de maintenir un historique complet des maintenances passées, de gérer l’inventaire des pièces de rechange et de générer des rapports pour des analyses approfondies.

Les étapes pour créer un GMAO dans Excel

Préparation du Classeur Excel

La première étape consiste à créer un nouveau classeur Excel dédié à votre GMAO. Vous pouvez le personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques en nommant les feuilles pour différents usages, tels que ‘Équipements’, ‘Maintenance’, ‘Historique’, ‘Pièces de rechange’, etc.

Configuration de la Feuille ‘Équipements’

Dans la feuille ‘Équipements’, créez des colonnes pour collecter les informations importantes telles que ‘ID Équipement’, ‘Nom’, ‘Emplacement’, ‘Date d’achat’, ‘Prochaine Maintenance’, etc. Saisissez les données de tous les équipements que vous souhaitez inclure dans votre système de GMAO.

Mise en Place de la Feuille ‘Maintenance’

Dans la feuille ‘Maintenance’, configurez des colonnes pour enregistrer les détails des tâches de maintenance, y compris ‘ID Maintenance’, ‘ID Équipement’, ‘Type de Maintenance’ (préventive, corrective), ‘Date prévue’, ‘Statut’, etc. Utilisez cette feuille pour planifier et suivre les activités de maintenance de manière organisée.

Gestion de l’Historique des Maintenances

La feuille ‘Historique’ doit contenir des colonnes telles que ‘ID Historique’, ‘ID Maintenance’, ‘Date de réalisation’, ‘Détails’, ‘Coûts’, etc. Mettez à jour cette feuille après chaque intervention de maintenance pour maintenir un historique complet et précis de toutes les opérations passées.

Inventaire des Pièces de Rechange

Créez une feuille dédiée à l’inventaire des pièces de rechange, en incluant des colonnes pour ‘ID Pièce’, ‘Nom de la Pièce’, ‘Quantité en Stock’, ‘Fournisseur’, ‘Prix Unité’, etc. Tenez à jour cet inventaire pour éviter les ruptures de stock lors des maintenances.

Création de Formulaires pour la Saisie de Données

Utilisez les fonctionnalités de formulaire dans Excel pour simplifier la saisie des données dans les différentes feuilles. Assurez-vous également d’utiliser la validation des données pour garantir que les informations saisies sont correctes et complètes.

Utilisation de Fonctions et Formules

Exploitez les capacités de calcul d’Excel en utilisant des formules pour automatiser les calculs, tels que les dates de prochaines maintenances ou les coûts. Les fonctionnalités de filtrage et de tri peuvent également vous aider à organiser et à analyser les données plus efficacement.

Rapports et Analyses

Créez des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données, comme les coûts par type de maintenance ou la fréquence des maintenances. Utilisez des graphiques pour visualiser les tendances et les patterns de maintenance, ce qui peut aider à prendre des décisions éclairées.

Sécurisation et Partage du Classeur

Protégez votre classeur et ses feuilles en utilisant des mots de passe ou des restrictions d’édition pour éviter les modifications non autorisées. Partagez le classeur avec les membres de l’équipe via des solutions cloud comme OneDrive ou Google Drive pour une collaboration en temps réel.

Mises à Jour et Améliorations

Encouragez les utilisateurs à fournir des retours pour améliorer le système au fil du temps. Mettez également régulièrement à jour le classeur pour refléter les changements dans les équipements ou les procédures de maintenance, en intégrant les améliorations suggérées.

Synthèse 😉

En suivant ces étapes, vous pouvez créer votre propre système de GMAO dans Excel et l’utiliser efficacement pour gérer la maintenance de vos équipements. Ce système peut être adapté en fonction des besoins spécifiques de votre organisation, offrant une flexibilité et un contrôle complets. Cependant, gardez à l’esprit que pour des besoins plus complexes et une meilleure intégration, il peut être judicieux de considérer des logiciels de GMAO spécialisés. Excel reste néanmoins un excellent point de départ pour les petites et moyennes entreprises souhaitant améliorer leur gestion de maintenance.

{Pratique} : Créer un modèle de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur GMAO

Créer un modèle de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) dans Excel nécessite une planification minutieuse pour gérer efficacement la maintenance d’équipements ou d’installations. Voici une structure de base pour un tel modèle :

Tableau de Suivi des Équipements :

• Identifiant de l’équipement : Un numéro ou code unique pour chaque équipement.
• Description de l’équipement : Détails sur l’équipement.
• Emplacement : Où l’équipement est installé ou stocké.
• Date d’achat : Pour suivre l’âge de l’équipement.
• Durée de vie estimée : Utile pour planifier les remplacements.

Planification de la Maintenance :

• Identifiant de l’activité : Numéro unique pour chaque tâche de maintenance.
• Description de la tâche : Détails de ce qui doit être fait.
• Fréquence : Quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc.
• Prochaine date de maintenance : Date planifiée pour la prochaine intervention.
• Statut : Planifié, en cours, terminé.

Historique de Maintenance :

• Identifiant de l’intervention : Numéro unique pour chaque intervention.
• Date de l’intervention : Quand la maintenance a été effectuée.
• Détails de l’intervention : Ce qui a été fait, pièces remplacées, etc.
• Coûts : Coût de la main-d’œuvre, des pièces, etc.

Gestion des Stocks de Pièces :

• Identifiant de la pièce : Numéro unique pour chaque pièce.
• Description : Détails sur la pièce.
• Quantité en stock : Combien sont disponibles.
• Seuil d’alerte : Pour savoir quand commander plus.

Tableau de Bord :

• Indicateurs de performance clés (KPIs) : Tels que le temps moyen entre les pannes, le temps de réponse à la maintenance, les coûts de maintenance, etc.
• Graphiques et résumés : Pour une visualisation rapide de l’état de la maintenance.

Automatisation et Formules :

• Utiliser des formules pour calculer automatiquement les dates de maintenance suivantes, les coûts totaux, etc.
• Mettre en place des alertes pour les maintenances à venir ou les stocks bas.

Sécurité et Partage :

• Protéger les feuilles ou certaines cellules si nécessaire.
• Prévoir un système de partage ou de collaboration si l’équipe de maintenance est grande.

Pour implémenter ceci dans Excel, vous aurez besoin d’utiliser des fonctionnalités telles que les tableaux croisés dynamiques pour le tableau de bord, les formules pour les calculs automatiques, et éventuellement du VBA pour des fonctionnalités plus avancées comme les alertes automatiques. Vous pouvez également envisager d’intégrer des liens vers des documents ou des guides d’entretien pour chaque équipement.

EQUIPEMENT

Planification maintenance

Historique maintenance

Gestion de Stock

Télécharger le modèle GMAO dans Excel

Automatiser et sophistiquer le fichier Excel de la GMAO

Pour automatiser et sophistiquer le fichier Excel de la GMAO, on peut intégrer des formules, des tableaux croisés dynamiques, des graphiques et potentiellement du VBA. Voici quelques suggestions pour chaque feuille :

Suivi des Équipements :

• Ajouter des formules pour calculer l’âge de l’équipement et le temps restant avant la fin de sa durée de vie estimée.
• Utiliser des mises en forme conditionnelles pour signaler les équipements qui approchent de la fin de leur durée de vie.

Planification de la Maintenance :

• Automatiser la date de la prochaine maintenance en fonction de la fréquence.
• Utiliser des formules pour indiquer les maintenances en retard.

Historique de Maintenance :

• Créer des liens entre l’historique de maintenance et le suivi des équipements pour un suivi plus facile.
• Utiliser des formules pour calculer les coûts totaux de maintenance par équipement.

Gestion des Stocks de Pièces :

• Mettre en place des alertes automatiques (via des mises en forme conditionnelles) lorsque le stock d’une pièce atteint le seuil d’alerte.
• Créer des formules pour suivre les pièces utilisées et ajuster automatiquement les quantités en stock.

Feuilles de Synthèse :

• Créer des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données de maintenance, comme les coûts par période, le nombre d’interventions par équipement, etc.
• Ajouter des graphiques pour visualiser ces analyses.
• Établir des indicateurs de performance clés (KPIs), comme le temps moyen entre les pannes (MTBF), le temps de réponse, etc.

Automatisation avec VBA :

• Écrire des macros pour des tâches répétitives, comme la mise à jour des dates de maintenance.
• Créer des formulaires pour la saisie facile des données.