Comment créer des archives dans Excel et trier les données?

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Bienvenue d ans ce cours Excel qui vous montre comment créer des archives dans Excel et trier les données

Excel : une histoire d’un géant

Depuis la version Office 2007, Microsoft a amélioré et amélioré la capacité de gérer même des bases de données complexes dans Excel.
Dans la suite Microsoft Office, le programme spécialement conçu pour gérer et créer des bases de données est ACCESS, mais tout le monde ne considère pas que même avec EXCEL, il est possible de créer des systèmes de stockage de données très efficaces.
Créer des archives et ensuite opérer avec des fonctions de recherche et de tri de données sont les opérations fondamentales qui peuvent être effectuées dans les tableaux Excel.

Cette section examine les éléments de base des archives Excel et quelques fonctions simples de recherche et de tri.

Archives dans Excel – Introduction générale

Le terme base de données caractérise de grands tableaux de données structurées contenant des informations homogènes.
Depuis la version 2007, la capacité de gérer de grandes bases de données a été considérablement améliorée. La feuille de travail est passée des “seulement” 65 000 lignes de la version 2003 à plus d’un million (1 048 576 pour être précis) de lignes des versions suivantes, avec la possibilité d’organiser et de gérer des archives énormément plus volumineuses.

Organiser une base de données dans Excel

Dans une base de données, les données sont enregistrées selon une hiérarchie : Table ; , En-tête de champ et enfin les enregistrements de données
Les Tableaux sont normalement organisés avec une première ligne d’en-tête qui décrit le nom des champs (Exemple : Nom ; Rue ; Code postal …) immédiatement en dessous, sans lignes vides, il est possible d’insérer les valeurs, c’est-à-dire les enregistrements de données .
Le Dossier est cet ensemble d’informations homogènes qui, par rapport à un dossier papier, représente la carte d’enregistrement unique.

:: Dans Excel, toutes les commandes qui caractérisent et gèrent les fonctions de la base de données sont organisées dans l’onglet DATA.

Structure de la table du magasin de données Excel

Dans les tableaux Excel, il est important de garder à l’esprit que l’ensemble de toutes les données doit être agrégé et organisé en lignes et colonnes contiguës, il ne doit PAS y avoir de lignes ou de colonnes vides à l’intérieur des tableaux !
La continuité des lignes et des colonnes contenant des valeurs, sans interruption, est l’élément qui permet à Excel d’identifier l’étendue de l’archive elle-même.

Ce mode d’agrégation doit être considéré avec beaucoup d’attention lors de l’organisation des tables sur lesquelles il faudra intervenir avec des fonctions de recherche et de tri.
S’il était nécessaire de saisir des formules sur la feuille de travail (par exemple une opération d’addition ou de moyenne), elles ne doivent pas être positionnées à proximité de la dernière ligne ou colonne du tableau, car elles seraient considérées par Excel comme une valeur appartenant à l’archive.

Trier rapidement les données dans des tableaux Excel

Si vous sélectionnez n’importe quelle cellule d’une colonne, vous pouvez obtenir rapidement le tri (croissant ou décroissant) en cliquant sur les boutons AZ et ZA situés dans le groupe de boutons Trier et Filtrer de l’onglet Données.

La boîte de dialogue tri

Les commandes de tri représentent un des éléments fondamentaux de l’analyse des données d’une archive. Ces commandes permettent par exemple d’organiser une liste de noms ou de produits par ordre alphabétique.
Dans les versions les plus récentes d’Excel, il est possible de définir l’ordre des données également en fonction de certaines propriétés d’une cellule telles que le texte ou la couleur d’arrière-plan.

Dans l’onglet Données, groupe Boutons Trier et filtrer, cliquez sur le bouton Trier. Excel sélectionnera tous les enregistrements du tableau (à l’exception de la ligne d’en-tête) et ouvrira la boîte de dialogue Trier. La boîte de dialogue définit d’abord si le tableau a ou non une ligne d’en-tête. Par défaut, dans la boîte de dialogue Trier, l’option Données avec en-tête est déjà sélectionnée.

Si l’archive a une ligne d’en-tête dans la rubrique Colonne, il est possible de choisir l’en-tête du champ de données sur la base duquel la table doit être réordonnée.

Trier par valeurs en fonction de la couleur de la cellule, de la couleur de la police ou de l’icône

Dans la boîte de dialogue, après avoir défini la colonne (champ) à trier, dans le menu suivant Trier par, il est possible de définir un critère de tri en fonction : des valeurs contenues dans la cellule ; la couleur de la cellule; couleur de la police ou de l’icône.
Enfin, comme dernier paramétrage, il faut choisir si le tri des données doit être ascendant ou descendant.

Trier les données par couleur

En choisissant le paramètre Trier par couleur de cellule, vous pouvez définir la couleur et la priorité de tri du haut ou du bas dans les menus suivants.

Ajouter un deuxième niveau de tri des données

Une fois les critères définis, il est possible d’ajouter un deuxième niveau de tri, qui ne sera pris en compte par Excel que s’il y a plus de valeurs égales pour le précédent.
Exemple : l’ordre de la table pourrait être défini de sorte que, à contenu identique du champ Nom, le champ Nom soit considéré comme le deuxième niveau de tri.

Données de groupe : utilisez des structures dans des feuilles de calcul Excel

La commande appartient au sujet plus large de la création de structures dans les feuilles de calcul.
De par leurs caractéristiques, certaines tables se prêtent à l’application de cette commande. Les structures sont très utiles pour tous les tableaux / rapports pour lesquels toutes les valeurs n’ont pas besoin d’être affichées. Le groupe de boutons qui gère ces opérations est Structure de l’onglet Données.

Que ce soit dans un sous-total ou directement dans un tableau, vous pouvez sélectionner un groupe de lignes ou de colonnes, puis choisir Groupe. Vous pourrez dans une boîte de dialogue choisir l’option Lignes ou Colonnes.
Le résultat, comme le montre la fenêtre ci-dessous, est qu’il sera possible de compresser les colonnes à l’aide du bouton [-], après cette opération le bouton [+] sera visible, permettant de visualiser les colonnes précédemment masquées.