Dans le domaine de la gestion de projet, l’un des défis majeurs auxquels sont confrontées les équipes est de garantir une répartition efficace des ressources disponibles. Le plan de charge, un outil essentiel dans la gestion des ressources, permet de visualiser la répartition des tâches sur une période donnée. Dans cet article, nous explorerons les étapes pour calculer un plan de charge efficace afin de mieux piloter vos ressources.

Qu’est-ce qu’un plan de charge ?

Le plan de charge représente la répartition des ressources (humaines, matérielles, financières) nécessaires pour exécuter les différentes tâches d’un projet sur une période définie. Il offre une vision globale de l’ensemble des activités prévues, des ressources affectées à chaque tâche et de leur calendrier d’exécution.

Importance du plan de charge

Un plan de charge bien élaboré permet :

• D’optimiser l’utilisation des ressources disponibles.
• D’anticiper les besoins en recrutement ou en affectation de nouvelles ressources.
• De détecter les éventuels surcharges de travail et de rééquilibrer la répartition des tâches.
• De garantir le respect des délais et des objectifs du projet.

Étapes pour calculer un plan de charge

1. Identification des tâches du projet

La première étape consiste à dresser la liste de toutes les tâches à réaliser pour mener à bien le projet. Chaque tâche doit être clairement définie et hiérarchisée en fonction de sa priorité et de sa dépendance vis-à-vis des autres.

2. Estimation des charges de travail

Une fois les tâches identifiées, il convient d’estimer la charge de travail nécessaire pour les accomplir. Cette estimation peut se baser sur l’expérience passée, les compétences des membres de l’équipe et les outils de gestion de projet disponibles.

3. Attribution des ressources

Une fois les charges de travail estimées, il est temps d’attribuer les ressources nécessaires à chaque tâche. Cela implique d’identifier les membres de l’équipe ou les équipements requis pour mener à bien chaque activité.

4. Définition du calendrier

Une fois les ressources attribuées, il est nécessaire de définir le calendrier d’exécution de chaque tâche. Cela implique de tenir compte des contraintes de délais, des disponibilités des ressources et des dépendances entre les différentes tâches.

5. Analyse et ajustement

Une fois le plan de charge établi, il est important de l’analyser régulièrement pour détecter les éventuels écarts par rapport aux prévisions initiales. En cas de surcharge de travail ou de sous-utilisation des ressources, des ajustements doivent être effectués pour rééquilibrer la charge et garantir la réussite du projet.

Tâche	Description	Charge de travail estimée (heures)	Ressource assignée	Date de début	Date de fin
T1	Analyse des besoins	20	John Doe	05/03/2024	10/03/2024
T2	Conception du prototype	30	Jane Smith	11/03/2024	25/03/2024
T3	Développement du logiciel	50	Équipe de développement	26/03/2024	15/04/2024
T4	Tests et débogage	40	Équipe de qualité	16/04/2024	30/04/2024
T5	Formation des utilisateurs	15	John Doe	01/05/2024	07/05/2024

Ce tableau comprend plusieurs colonnes :

1. Tâche : Identifiant de la tâche.
2. Description : Description brève de la tâche.
3. Charge de travail estimée (heures) : Nombre d’heures estimées nécessaires pour accomplir la tâche.
4. Ressource assignée : Personne ou équipe responsable de la réalisation de la tâche.
5. Date de début : Date prévue de début de la tâche.
6. Date de fin : Date prévue de fin de la tâche.

Ce modèle de tableau de calcul permet de visualiser clairement la répartition des tâches, des ressources et des calendriers d’exécution, ce qui facilite la gestion et le suivi du plan de charge.

Pour créer un modèle Excel de calcul d’un plan de charge afin de piloter efficacement les ressources, vous pouvez suivre les étapes suivantes. Ce modèle vous aidera à estimer la charge de travail pour chaque ressource et à planifier l’allocation des ressources pour différents projets ou tâches.

Structure du fichier Excel

1. Feuille de Données des Projets/Tâches : Liste des projets ou des tâches avec leur durée estimée, la date de début prévue, et la date de fin.
2. Feuille des Ressources : Liste des ressources disponibles (employés, machines, etc.) avec leur disponibilité (heures par semaine).
3. Feuille de Plan de Charge : Affichage de la charge de travail par ressource et par projet, avec calcul de surcharge ou de sous-charge.

Détail des feuilles

Feuille de Données des Projets/Tâches

• Colonne A : ID Projet/Tâche.
• Colonne B : Nom du Projet/Tâche.
• Colonne C : Date de début.
• Colonne D : Date de fin.
• Colonne E : Durée (jours).
• Colonne F : Heures estimées.
• Colonne G : Ressource assignée.

La Feuille des Ressources

• Colonne A : ID Ressource.
• Colonne B : Nom de la Ressource.
• Colonne C : Disponibilité par semaine (heures).

Feuille de Plan de Charge

• Lignes : Les ressources.
• Colonnes : Les semaines (ou les jours, selon le niveau de détail souhaité).
• Utiliser une formule pour calculer les heures de travail allouées par semaine pour chaque ressource, en se basant sur les projets/tâches assignés.

Étape 3 : Formules et Calculs

1. Calcul de Durée : =DATEDIF(C2,D2,"d") pour calculer la durée d’un projet ou d’une tâche.
2. Allocation des Heures : Utiliser des fonctions conditionnelles (comme SI, RECHERCHEV) pour allouer les heures des projets/tâches aux ressources concernées dans la feuille de plan de charge.
3. Calcul de la Charge de Travail : Pour chaque ressource et chaque semaine, sommer les heures allouées sur les différents projets.
4. Indicateur de Surcharge/Sous-charge : Utiliser une formule pour identifier si une ressource est en surcharge (heures allouées > disponibilité) ou en sous-charge.

Étape 4 : Mise en Forme Conditionnelle

Utilisez la mise en forme conditionnelle pour visualiser facilement les surcharges (par exemple, en rouge) et les sous-charges (par exemple, en vert) sur la feuille de plan de charge.

Étape 5 : Tableaux Croisés Dynamiques

Créez des tableaux croisés dynamiques pour analyser les données sous différents angles, par exemple, la charge de travail par projet ou par ressource sur une période donnée.

Ce modèle est un point de départ. Vous pouvez l’ajuster selon les spécificités de votre gestion de projet et les besoins en reporting. Excel offre une flexibilité considérable pour adapter et étendre ce type de modèle selon les besoins spécifiques de votre organisation.

un graphique de la charge de travail par responsable (Workforce Graph), a été ajoutée au fichier Excel. Ce graphique offre une visualisation claire de la répartition des heures de travail entre les différents responsables.

Pour enrichir votre plan de charge et le pilotage des ressources, plusieurs indicateurs peuvent être ajoutés au modèle Excel. Ces indicateurs vous permettront de mieux comprendre la distribution du travail, d’identifier les goulots d’étranglement et de prendre des décisions éclairées sur la gestion des ressources. Voici quelques indicateurs utiles :

1. Taux d’Occupation

Le taux d’occupation permet de mesurer le pourcentage du temps de travail qu’une ressource consacre à des tâches ou projets spécifiques sur sa capacité totale disponible. Il se calcule comme suit :

2. Taux de Surcharge

Cet indicateur identifie les ressources qui ont été allouées à plus de tâches qu’elles ne peuvent raisonnablement en gérer, en fonction de leur capacité. Il est particulièrement utile pour prévenir le surmenage.

3. Efficacité de l’Allocation

Mesure la répartition efficace des tâches parmi les membres de l’équipe, en s’assurant que les tâches sont assignées selon les compétences et capacités.

4. Délai Moyen de Réalisation

Calcule le temps moyen pris pour compléter les tâches. Cela aide à prévoir la durée des futures tâches et à identifier les domaines nécessitant une formation supplémentaire ou des ressources.

5. Capacité Restante

La capacité restante indique combien d’heures de travail une ressource peut encore prendre sans être surchargée, ce qui est crucial pour la planification future.

6. Variabilité de la Charge de Travail

Cet indicateur mesure les fluctuations dans la charge de travail d’une ressource au fil du temps, aidant à identifier les périodes de sous-utilisation ou de surutilisation.

Pour intégrer ces indicateurs dans votre modèle Excel, vous pouvez utiliser des formules et des fonctions Excel, des tableaux croisés dynamiques pour l’analyse, et des graphiques pour la visualisation. Ces indicateurs offrent une vue plus complète et dynamique de la gestion des ressources, facilitant ainsi la prise de décision et l’amélioration continue des processus de travail.