Le cahier des charges et l’analyse du besoin fonctionnel sont deux étapes cruciales dans le développement de tout projet, qu’il soit informatique, industriel ou de services. Ces documents servent de référence tout au long du projet et assurent que les objectifs soient clairs et atteignables. Cet article propose un guide détaillé sur la rédaction de ces documents à travers un cas pratique.

Cahier des Charges

Le cahier des charges est un document contractuel qui décrit de manière détaillée les attentes du commanditaire vis-à-vis du projet. Il doit être rédigé avec soin pour éviter toute ambiguïté et garantir une bonne compréhension par toutes les parties prenantes.

1. Présentation du Projet

Titre du projet : Développement d’une application de gestion des stocks pour une entreprise de distribution.

Objectif : Créer une application permettant de suivre en temps réel les niveaux de stocks, de gérer les commandes et d’automatiser les réapprovisionnements.

Commanditaire : Entreprise ABC Distribution.

Responsable du projet : Jean Dupont, Chef de projet.

2. Contexte et Justification

L’entreprise ABC Distribution souhaite moderniser son système de gestion des stocks, actuellement géré manuellement, afin de réduire les erreurs, optimiser les coûts et améliorer la réactivité face aux fluctuations de la demande.

3. Description Fonctionnelle

Fonctionnalités principales :

• Suivi des stocks : Visualisation en temps réel des niveaux de stocks par produit et par entrepôt.
• Gestion des commandes : Création, modification, suivi et archivage des commandes.
• Réapprovisionnement automatique : Mise en place de seuils de réapprovisionnement et déclenchement automatique des commandes.
• Historique et rapports : Génération de rapports mensuels sur les mouvements de stocks et les commandes.

4. Contraintes et Exigences

• Technologiques : L’application doit être accessible via un navigateur web et compatible avec les principaux systèmes d’exploitation (Windows, macOS, Linux).
• Sécurité : Mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données sensibles (authentification, chiffrement).
• Ergonomie : Interface utilisateur intuitive et facile à utiliser.

5. Délais et Budget

• Délais : Le projet doit être livré en 6 mois.
• Budget : Le budget alloué est de 100 000 euros.

Analyse du Besoin Fonctionnel

L’analyse du besoin fonctionnel vise à détailler les fonctionnalités attendues de l’application en se basant sur les besoins exprimés par les utilisateurs finaux. Elle permet de traduire les exigences du cahier des charges en spécifications techniques précises.

1. Identification des Utilisateurs

• Responsable des stocks : Besoin d’une vue d’ensemble des niveaux de stocks et de l’historique des mouvements.
• Gestionnaire des commandes : Nécessité d’un outil pour gérer les commandes et suivre leur statut.
• Direction : Besoin de rapports détaillés pour la prise de décision.

2. Scénarios d’Utilisation

Scénario 1 : Suivi des stocks

• L’utilisateur se connecte à l’application.
• Il accède à la section “Stocks” et visualise les niveaux de stocks par entrepôt.
• Il peut filtrer les stocks par produit, date, ou entrepôt.

Scénario 2 : Gestion des commandes

• Le gestionnaire de commandes crée une nouvelle commande.
• Il sélectionne les produits, les quantités et le fournisseur.
• Il valide la commande qui est alors suivie jusqu’à la livraison.

Scénario 3 : Réapprovisionnement automatique

• Le système surveille les niveaux de stocks.
• Lorsqu’un produit atteint son seuil critique, une commande de réapprovisionnement est automatiquement générée et envoyée au fournisseur.

3. Diagrammes et Modèles

• Diagramme de cas d’utilisation : Illustrant les interactions entre les utilisateurs et le système.
• Diagramme de séquence : Détaillant les étapes et les échanges entre le système et les utilisateurs pour chaque scénario.
• Modèle de données : Schéma de la base de données montrant les tables, les champs et les relations entre les entités.

Cahier des Charges et Analyse du Besoin Fonctionnel : Cas Concret

Cas Concret : Développement d’une Application de Gestion de Stock pour une Librairie

Cahier des Charges

1. Présentation du Projet

Titre du projet : Développement d’une application de gestion de stock pour la Librairie A.

Objectif : Créer une application web permettant de gérer les stocks de livres, suivre les ventes, et automatiser les réapprovisionnements pour la Librairie XYZ.

Commanditaire : Librairie A.

Responsable du projet : Marie Lefèvre, Chef de projet.

2. Contexte et Justification

La Librairie A souhaite remplacer son système de gestion des stocks obsolète, actuellement basé sur des fichiers Excel, afin de réduire les erreurs de suivi, optimiser les stocks, et améliorer la satisfaction client en réduisant les ruptures de stock.

3. Description Fonctionnelle

Fonctionnalités principales :

• Gestion des stocks : Suivi en temps réel des stocks de livres par titre et par auteur.
• Suivi des ventes : Enregistrement et suivi des ventes quotidiennes.
• Réapprovisionnement automatique : Définition de seuils de réapprovisionnement et génération automatique de commandes auprès des fournisseurs.
• Rapports et analyses : Génération de rapports mensuels sur les ventes, les stocks et les réapprovisionnements.

4. Contraintes et Exigences

• Technologiques : L’application doit être accessible via un navigateur web et compatible avec les principaux systèmes d’exploitation (Windows, macOS, Linux).
• Sécurité : Mise en place de mesures de sécurité pour protéger les données des clients et des transactions (authentification, chiffrement).
• Ergonomie : Interface utilisateur intuitive et facile à utiliser par le personnel de la librairie.

5. Délais et Budget

• Délais : Le projet doit être livré en 4 mois.
• Budget : Le budget alloué est de 50 000 euros.

Analyse du Besoin Fonctionnel

L’analyse du besoin fonctionnel vise à détailler les fonctionnalités attendues de l’application en se basant sur les besoins exprimés par les utilisateurs finaux. Elle permet de traduire les exigences du cahier des charges en spécifications techniques précises.

1. Identification des Utilisateurs

• Gérant de la librairie : Besoin d’une vue d’ensemble des stocks et des ventes pour prendre des décisions stratégiques.
• Employés de la librairie : Nécessité d’un outil simple pour gérer les stocks et enregistrer les ventes quotidiennes.
• Fournisseurs : Interaction avec le système pour recevoir automatiquement les commandes de réapprovisionnement.

2. Scénarios d’Utilisation

Scénario 1 : Gestion des stocks

• L’utilisateur se connecte à l’application.
• Il accède à la section “Stocks” et visualise les niveaux de stock par titre, auteur et catégorie.
• Il peut ajouter ou retirer des livres du stock en cas de réception ou de vente manuelle.

Scénario 2 : Suivi des ventes

• L’utilisateur enregistre une vente en entrant le titre du livre, la quantité vendue et le prix.
• L’application met à jour automatiquement le stock et génère un reçu pour le client.

Scénario 3 : Réapprovisionnement automatique

• Le système surveille les niveaux de stock.
• Lorsqu’un titre atteint son seuil critique, une commande de réapprovisionnement est automatiquement générée et envoyée au fournisseur concerné.

3. Diagrammes et Modèles

• Diagramme de cas d’utilisation : Illustrant les interactions entre les utilisateurs (gérant, employés, fournisseurs) et le système.
• Diagramme de séquence : Détaillant les étapes et les échanges entre le système et les utilisateurs pour chaque scénario (gestion des stocks, suivi des ventes, réapprovisionnement automatique).
• Modèle de données : Schéma de la base de données montrant les tables (livres, ventes, fournisseurs), les champs (titre, auteur, quantité, prix, etc.) et les relations entre les entités.

Conclusion

Dans ce cas concret, le cahier des charges et l’analyse du besoin fonctionnel ont permis de clarifier les attentes de la Librairie A et de détailler les fonctionnalités nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. En respectant ces documents, le développement de l’application pourra être réalisé de manière structurée et efficace, garantissant une solution adaptée aux besoins exprimés, livrée dans les délais et respectant le budget alloué.

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Descriptif du fichier Excel : Analyse Fonctionnelle

Le fichier Excel “Analyse Fonctionnelle” est conçu pour structurer et documenter les aspects clés d’un projet en plusieurs sections bien définies. Voici une description détaillée de chaque onglet et de son contenu :

Onglet 1 : Introduction

Cet onglet comprend les informations générales sur le projet :

• Contexte : Décrit le contexte général du projet (cellules colorées en vert).
• Objectifs : Détermine les objectifs principaux du projet (cellules colorées en vert).
• Périmètre : Définit les limites du projet (cellules colorées en vert).

Onglet 2 : Expression des besoins

Cet onglet identifie les besoins et les acteurs impliqués :

• Acteurs : Identifie les principaux acteurs et leurs responsabilités (cellules colorées en jaune).
• Besoins fonctionnels : Décrit les fonctions que le système doit remplir (cellules colorées en jaune).
• Besoins non fonctionnels : Spécifie les contraintes de performance, de sécurité, etc. (cellules colorées en jaune).
• Diagramme de contexte : Inclut un diagramme de contexte (peut être sous forme d’image) (cellules colorées en jaune).

Onglet 3 : Description fonctionnelle

Cet onglet détaille les fonctionnalités du système :

• Fonctions principales : Décrit chaque fonction principale du système (cellules colorées en bleu).
• Fonctions secondaires : Décrit les fonctions secondaires et leur importance relative (cellules colorées en bleu).
• Scénarios d’utilisation : Décrit des scénarios types pour chaque fonction principale (cellules colorées en bleu).

Onglet 4 : Contraintes

Cet onglet énumère les différentes contraintes du projet :

• Contraintes techniques : Décrit les contraintes liées à la technologie (cellules colorées en orange).
• Contraintes réglementaires : Identifie les normes et régulations à respecter (cellules colorées en orange).
• Contraintes économiques : Estime le budget alloué et les coûts (cellules colorées en orange).
• Contraintes temporelles : Précise les délais et le planning prévisionnel (cellules colorées en orange).

Onglet 5 : Critères d’acceptation

Cet onglet décrit les critères pour accepter le projet :

• Tests fonctionnels : Décrit les tests pour valider chaque fonction (cellules colorées en violet).
• Tests de performance : Indique les tests de performance, comme les stress tests (cellules colorées en violet).
• Critères de satisfaction des utilisateurs : Décrit les méthodes de feedback pour mesurer la satisfaction des utilisateurs (cellules colorées en violet).

Onglet 6 : Annexes

Cet onglet contient des informations supplémentaires pertinentes :

• Glossaire : Définit les termes techniques et acronymes utilisés (cellules colorées en gris).
• Références : Liste les documents de référence et autres sources d’information (cellules colorées en gris).
• Diagrammes et plans supplémentaires : Inclut des diagrammes ou plans pertinents (cellules colorées en gris).

Onglet 7 : Check-list interactive

Cet onglet sert de guide pour vérifier que toutes les sections essentielles sont complétées :

• Sections : Contient une liste de vérification pour chaque section clé du document avec des cases à cocher pour indiquer l’état d’avancement.

Ce fichier Excel est conçu pour aider à organiser et structurer de manière efficace et claire toutes les informations nécessaires à l’analyse fonctionnelle d’un projet. Vous pouvez utiliser les couleurs pour différencier visuellement les différentes sections et faciliter la lecture.