Bon d’avoir financier — Modèles Word à télécharger

Guide pratique pour créer, utiliser et sécuriser vos avoirs

1) À quoi sert un bon d’avoir ?

Le bon d’avoir (ou avoir) est un document commercial et comptable qui corrige ou annule partiellement une facturation déjà émise : retour de marchandises, non-conformité, remise exceptionnelle, erreur de prix/quantité, geste commercial, etc. Il vient réduire le TTC dû par le client et ajuste la TVA collectée en conséquence.

Objectif : laisser une piste d’audit claire entre l’avoir et la facture d’origine.

2) Cadre et mentions essentielles

Sans faire de conseil juridique, un modèle d’avoir reprend les mentions d’une facture, en plus du lien à la facture d’origine :

Numérotation unique de l’avoir, date, référence de la facture concernée (n° et date).
Émetteur (raison sociale, adresse, immatriculations) & Bénéficiaire (client).
Motif de l’avoir (retour, non-conformité, remise, avarie, erreur…).
Détail des lignes : désignation, quantités, prix unitaires, remises, montants HT, taux de TVA, montants de TVA.
Total HT, TVA, TTC (et, si utile, montant en lettres).
Modalité d’imputation : compensation avec facture(s) ouverte(s) ou remboursement (IBAN/BIC).
Pièces rattachées : photos, PV de retour, NC, mail d’accord.
Signature/visa (optionnel) et conditions (délais, pénalités, etc., si besoin).

Bonnes pratiques TVA & compta (générique)

L’avoir diminue la base imposable et la TVA collectée afférente.
Prouvez l’origine : référence claire à la facture.
Enregistrements : diminuer les produits et la TVA collectée, contrepartie compte client (schéma exact selon votre plan/ERP).

3) Architecture d’un modèle Word efficace

En-tête & métadonnées

Titre visible (“Bon d’avoir financier”), N° d’avoir, date, réf. facture (n°/date), réf. dossier/NC.
Blocs parties : Émetteur (SIREN/TVA, adresse) / Bénéficiaire (N° client).

Corps de document

Motif détaillé (cases à cocher + champ libre).
Tableau des lignes (HT) :
Désignation | Qté | Unité | PU HT | Remise | Montant HT | TVA % | TVA €
Récapitulatif : Total HT, TVA par taux (5,5/10/20…), AVOIR TTC (chiffres + lettres).
Imputation/Paiement : Compensation ☐ Remboursement ☐ + IBAN/BIC, échéance si applicable.
Signatures : Émetteur / Bénéficiaire (si requis).
Mentions : rappel légal succinct, lien vers CGV.

Design & lisibilité

Version officielle : sobre, bleu/gris, pied Page X/Y, styles de tableau nets.
Version esthétique : bandeau vertical couleur, cartouches “Total HT / TVA / TTC”, grille métadonnées.

4) Processus d’émission (pas-à-pas)

Qualifier le motif (retour, erreur, remise) + recueillir les preuves (NC, photos, accord client).
Calculer bases HT, remises, taux TVA, montants TVA et TTC.
Renseigner le modèle (métadonnées, lignes, récap, imputation).
Valider (commercial/compta), émettre le PDF et envoyer au client.
Comptabiliser l’avoir et rattacher à la facture dans l’ERP.
Archiver l’ensemble (avoir + justificatifs) pour la piste d’audit.

5) Exemples de formulations prêtes à l’emploi

Objet : « Avoir émis en référence à la facture FA-2025-103 du 12/05/2025 – Motif : non-conformité constatée (NC-045). »
Imputation : « L’avoir AV-2025-078 sera compensé avec la facture FA-2025-115. À défaut, remboursement sous 15 jours sur l’IBAN communiqué. »
Mention légale : « Ce bon d’avoir corrige partiellement la facturation initiale et entraîne la régularisation de la TVA correspondante. »

6) Contrôles rapides (check-list qualité)

N° d’avoir unique et date présentes.
Référence facture d’origine claire (n°/date).
Motif cohérent + pièce justificative.
Lignes complètes (HT, TVA %, TVA €) + récap TTC.
Imputation (compensation/remboursement) précisée.
Archivage (avoir + preuves) → dossier client.

7) Modèles Word prêts à l’emploi

Bon d’avoir financier — Modèle officiel

Bon_Avoir_Financier_Officiel Download

Bon d’avoir financier — Modèle esthétique

Bon_Avoir_Financier_Design_Esthetique Download

8) Gouvernance, numérotation & délégations

Schéma de numérotation : AV-[Année]-[Site]-[Séquence] (ex. AV-2025-PAR-0042).
Règles : séquence sans trous, remise à zéro par année (ou par site), préfixe fixe.
Droits & validations
- Commercial crée le projet d’avoir → pièces justificatives obligatoires.
- Comptabilité valide montants/TVA → génère le PDF.
- Seuils : au-delà de X € → double visa (N+1).
Séparation des tâches : pas de cumul “création + comptabilisation + paiement” par la même personne.

9) Cas particuliers & bonnes pratiques

Retour partiel / multi-taux TVA : créer autant de lignes que de taux; vérifier le récap TVA par taux.
Avoir geste commercial (sans retour) : libellé explicite + rattachement clair à la facture d’origine.
Devise étrangère : afficher devise (TTC), taux de change et contre-valeur EUR (date de facture d’origine ou règle interne).
Acompte : si l’avoir annule un acompte, référencer l’acompte facturé (numéro, date) et adapter l’imputation.
Produits/services à cheval sur deux périodes : noter la période de consommation pour l’audit TVA.
Montants négatifs : en Word, vous pouvez laisser les montants en positif avec le titre “AVOIR”. En compta, l’écriture sera négative (ou contre-passation) selon l’ERP.

10) Contrôles anti-erreurs (avant émission)

Référence facture (n° + date) présente ✔
Motif renseigné + preuve jointe (NC, retour, e-mail d’accord) ✔
TVA : taux corrects, assiette cohérente, récap par taux ✔
Total TTC = HT + TVA ✔
Imputation précisée (compensation vs remboursement) ✔
Numéro d’avoir unique (pas de doublon) ✔

11) Workflow outillé (Word + PDF + ERP)

Renseigner le modèle Word (métadonnées, lignes, récap).
Exporter en PDF verrouillé (impression uniquement).
Émettre au client (trace e-mail + PJ).
Imputer dans l’ERP : lier avoir ↔ facture.
Archiver (avoir PDF + justificatifs) dans le dossier client (nommage standard).
Suivi : liste des avoirs ouverts/compensés, rapprochement fin de mois.

12) Comptabilisation (repères génériques)

Ventes / RRR : diminuer le compte de vente (ou passer par un compte RRR selon votre politique).
TVA collectée : diminuer la TVA afférente aux lignes.
Client : constater la créance d’avoir et son imputation (compensation ou remboursement).

Les numéros de comptes exacts dépendent de votre plan comptable et de l’ERP ; alignez-vous sur vos procédures internes.

13) Exemples de libellés prêts à copier

Motif (retour) : « Retour partiel de 8 unités, bon de retour BR-0045 du 12/09/2025, état neuf, remis en stock. »
Motif (non-conformité) : « Avoir sur FA-2025-103 (12/05/2025) suite NC-045 : écart de spécifications confirmé par contrôle qualité. »
Imputation : « À compenser avec FA-2025-115 à hauteur de 1 250,00 € TTC ; solde remboursé sous 15 jours. »

14) Modèle d’e-mail (émission de l’avoir)

Objet : Avoir AV-2025-078 en référence à FA-2025-103
Bonjour,
Veuillez trouver ci-joint l’avoir AV-2025-078 relatif à la facture FA-2025-103 (12/05/2025).
Motif : non-conformité confirmée (NC-045).
Imputation : compensation sur FA-2025-115 ; à défaut, remboursement sous 15 jours sur l’IBAN indiqué.
Cordialement,
Nom – Fonction – Société (Téléphone)

15) Conservation & conformité

Traçabilité : conserver facture d’origine, avoir, preuves (retour, NC, accord).
Durée : selon vos obligations légales/fiscales (pays) et votre politique d’archivage.
Protection des données : limiter les infos perso, sécuriser l’accès au dossier client.

16) Indicateurs & pilotage

% d’avoirs sur CA (par motif), délai moyen d’émission depuis la demande, taux d’avoirs compensés à J+30/J+60, top causes racines (Pareto).

Cas particuliers — Bon d’avoir financier (Word)

Repères pratiques à copier dans vos procédures. (Informations générales — à adapter à votre droit/compta locaux.)

1) Retour partiel avec multi-TVA

Principe : 1 ligne d’avoir par taux de TVA et par article retourné.
À vérifier : remises initiales, éco-participations, frais liés.
Libellé : « Retour partiel 8 u. réf. X, remise 5 % appliquée, taux 20 %. »

2) Service partiellement consommé (période)

Principe : préciser la période réellement consommée et annuler le solde.
Libellé : « Avoir sur prestations du 01/09→10/09/2025 (abonnement mensuel), non consommé au-delà. »

3) Geste commercial (sans retour)

Principe : avoir RRR rattaché à la facture d’origine.
Attention : justifier (e-mail, accord) et garder la preuve.
Libellé : « Geste commercial 10 % sur FA-2025-103 (retard livraison). »

4) Erreur de prix/quantité/taux

Principe : corriger exactement l’écart (prix, qté, TVA).
Libellé : « Correction prix unitaire réf. X : 12,00 €→10,00 € HT (-2,00 €), TVA 20 %. »

5) Acompte (annulation/ajustement)

Principe : référencer la facture d’acompte ; l’avoir réduit la base HT et la TVA collectée afférente.
Libellé : « Avoir sur acompte FA-AC-008 (30 %) suite annulation commande. »

6) Avoir après clôture de période TVA

Principe : émettre l’avoir à la date du jour avec lien à la facture d’origine ; traiter la régularisation TVA selon vos règles locales.
Tip : archiver la justification (NC/retour).

7) Devise étrangère (FX)

Principe : afficher devise de facturation, taux utilisé et, si utile, contre-valeur.
Libellé : « Avoir 120,00 USD (taux 1,08 EUR/USD, source BCE, date facture). »

8) Intra-UE / Export

Principe : appliquer le même régime TVA que la facture d’origine (0 % si exonération justifiée).
Pièces : preuves de transport/livraison/export.

9) Frais de port/emballage corrigés

Principe : lignes séparées ; TVA selon le régime de la vente.
Libellé : « Avoir sur frais de port facturés en trop. »

10) Avoir global couvrant plusieurs factures

Principe : récap facture par facture dans le corps ou en annexe ; indiquer la clef d’imputation (priorité/au prorata).
Libellé : « Avoir ristourne T3, imputations : FA-115 (60 %), FA-121 (40 %). »

11) Pénalités/intérêts remisés

Principe : selon le droit local, ces montants peuvent être hors TVA ; ajustez en conséquence.
Libellé : « Remise intégrale des pénalités de retard (période 07/2025). »

12) Ristourne annuelle (volume/CA)

Principe : base = ventes éligibles − retours/avoirs antérieurs ; calculer la TVA par taux.
Libellé : « Ristourne annuelle 2 % sur CA net 2025, taux différenciés. »

13) Consignes / dépôts remboursés

Principe : distinguer consigne (souvent hors TVA) du prix du bien ; tracer le retour.
Libellé : « Remboursement consigne palettes, bon de retour BR-045. »

14) Annulation totale vs remplacement

Principe :
- Annulation : avoir pour 100 % de la facture.
- Remplacement : avoir d’annulation + nouvelle facture correcte (référence croisée).

15) Impayé / créance irrécouvrable

Principe : le traitement TVA/comptable dépend du droit local (procédure spécifique).
Bonne pratique : documenter (douteux/irrécouvrable, pièces judiciaires) ; si avoir émis → rattacher.

16) Correction de TVA (mauvais taux)

Principe : établir un avoir pour annuler l’assiette au mauvais taux, puis refacturer au bon taux (ou corriger sur l’avoir si admis).
Libellé : « Correction TVA 10 %→20 % sur réf. X, ventilation jointe. »

17) Arrondis / écarts de centimes

Principe : ligne « Ajustement arrondi » (HT ou TVA) pour justifier l’écart total TTC.
Libellé : « Ajustement d’arrondi : +0,01 € TTC. »

18) Avaries / périssables (abattements)

Principe : détailler le pourcentage d’abattement par état (invendable/2e choix).
Libellé : « Avoir 40 % avarie humide, lot L-789. »

19) Escompte de règlement

Principe : si non prévu sur la facture, émettre un avoir d’escompte au paiement effectif.
Libellé : « Avoir escompte 2 % pour paiement à 10 jours. »

20) Prestations pluri-sites / multi-pays

Principe : ventiler par site/pays (taux, devise, règles locales) ; annexer le tableau de ventilation.
Libellé : « Avoir multi-sites : FR 70 %, ES 30 % (taux & devises en annexe). »

Mini check-list par cas

Lien avoir ↔ facture (n°/date) ✔
Motif cohérent + preuve (BR, NC, e-mail) ✔
TVA correcte (même régime que l’origine) ✔
Multi-taux ventilé ✔
Imputation (compensation/remboursement) précisée ✔
Traçabilité (annexe, ventilation, change) ✔

Phrases prêtes à coller (modèle Word)

« Avoir partiel sur FA-____ du //__ : retour 8 u. réf. X, remise 5 %, TVA 20 %. »
« Geste commercial 10 % suite réclamation client — rattaché à FA-____. »
« Correction de taux : TVA 10 % → 20 % sur prestation Y (détail en annexe). »
« Ristourne annuelle 2 % sur CA net 2025, ventilation par taux en annexe. »
« Devise : avoir 120,00 USD, taux BCE 1,08 EUR/USD (date facture). »