L’approvisionnement efficace est essentiel pour toute entreprise cherchant à maintenir des opérations fluides et rentables. Une partie cruciale de ce processus est la planification des demandes, qui consiste à anticiper et à répondre aux besoins en matériaux, en ressources et en produits finis. Pour faciliter cette planification, les entreprises utilisent souvent des tableaux de planification des demandes.

Qu’est-ce qu’un tableau de planification des demandes ?

Un tableau de planification des demandes est un outil visuel utilisé par les équipes d’approvisionnement pour suivre et gérer les demandes de matériaux ou de produits à différentes étapes du processus de production ou de distribution. Ce tableau présente généralement les informations pertinentes telles que les quantités requises, les délais de livraison, les fournisseurs et les statuts de traitement.

Composants d’un tableau de planification des demandes

Les éléments clés généralement inclus dans un tableau de planification des demandes sont :

1. Liste des demandes

• Identifie les articles ou matériaux requis.
• Spécifie les quantités nécessaires.

2. Délais de livraison

• Indique les dates limites pour la réception des articles.
• Permet de planifier les activités en fonction des échéances.

3. Fournisseurs

• Répertorie les fournisseurs associés à chaque demande.
• Facilite la communication et la collaboration avec les parties prenantes externes.

4. Statut de traitement

• Indique l’état d’avancement de chaque demande (en attente, en cours, livrée, etc.).
• Aide à identifier les problèmes potentiels ou les retards dans le processus d’approvisionnement.

Utilité du tableau de planification des demandes

Un tableau de planification des demandes présente plusieurs avantages pour les entreprises, notamment :

1. Gestion efficace des stocks

• Permet de maintenir des niveaux de stocks optimaux en anticipant les besoins futurs.
• Réduit les risques de pénurie ou de surplus de matériaux.

2. Optimisation des processus d’approvisionnement

• Facilite la coordination entre les différentes équipes impliquées dans le processus d’approvisionnement.
• Améliore la visibilité sur les flux de matériaux et de produits.

3. Prise de décision éclairée

• Fournit des données en temps réel sur l’état des demandes et des approvisionnements.
• Aide les gestionnaires à prendre des décisions informées pour optimiser les opérations.

Mise en place d’un tableau de planification des demandes

La création et la maintenance d’un tableau de planification des demandes efficace nécessitent une approche méthodique. Voici quelques étapes clés à suivre :

1. Identification des besoins

• Analyse des demandes passées et prévisions pour anticiper les besoins futurs.

2. Sélection des indicateurs clés de performance (KPI)

• Détermination des métriques pertinentes pour évaluer l’efficacité du processus d’approvisionnement.

3. Choix du format et des outils

• Sélection d’un format de tableau adapté aux besoins de l’entreprise (par exemple, tableaux Excel, logiciels de gestion de projet).

4. Formation du personnel

• Formation des membres de l’équipe sur l’utilisation du tableau de planification des demandes et des outils associés.

5. Suivi et mise à jour réguliers

• Surveillance continue des demandes et mise à jour régulière du tableau pour refléter les changements dans les besoins ou les délais.

Pour créer un modèle de planification des demandes d’approvisionnement dans Excel, suivez ces étapes pour structurer votre tableau et implémenter des formules utiles. Cet exemple simplifié vous aidera à démarrer, mais vous pouvez l’ajuster selon les spécificités de votre entreprise.

Étape 1: Structurer le tableau

Définition des colonnes :

• Date (A): Les périodes de planification (jours, semaines, mois, selon votre besoin).
• Demande Prévue (B): Les quantités prévues à être vendues ou utilisées.
• Stock Initial (C): Le stock disponible au début de la période.
• Approvisionnement Prévu (D): Les quantités prévues à être reçues ou produites.
• Ventes Réelles (E): Les quantités réellement vendues ou utilisées.
• Stock Final (F): Le stock restant à la fin de la période.
• Commande Suggérée (G): Quantité à commander pour la prochaine période.

1. Titres des colonnes : Insérez ces titres dans la première ligne de votre feuille Excel, de A1 à G1.

Étape 2: Remplir les données

• Remplissez les colonnes Date, Demande Prévue, Stock Initial, et Approvisionnement Prévu avec les données disponibles. Le Stock Initial pour la première période peut être une donnée connue, et pour les périodes suivantes, il dépendra du Stock Final de la période précédente.

Implémenter des formules

1. Stock Final (colonne F) : Pour calculer le stock à la fin de chaque période, utilisez la formule suivante en F2 et copiez-la vers le bas :

=C2+B2+D2-E2

Cela calcule le stock final en prenant le stock initial, en ajoutant la demande prévue et l’approvisionnement prévu, puis en soustrayant les ventes réelles.

2. Commande Suggérée (colonne G) : Cette colonne peut être basée sur une stratégie de réapprovisionnement simple, comme maintenir un niveau de stock cible. Par exemple, si votre stock cible est de 100 unités, la commande suggérée pourrait être :

=SI(F2<100; 100-F2; 0)

Cette formule, insérée en G2 et copiée vers le bas, suggère de commander de quoi revenir au stock cible de 100 unités si le stock final est inférieur à ce niveau.

Étape 4: Ajustements et analyses

• Ajustez les formules selon vos règles d’affaires spécifiques pour le réapprovisionnement, comme prendre en compte des délais de livraison ou des quantités de commande minimales.
• Analysez les données pour identifier des tendances, ajuster vos prévisions, et améliorer la planification.

Ce modèle est un point de départ. Vous pouvez l’étendre en intégrant des analyses plus complexes, comme des prévisions ajustées basées sur les tendances de vente ou l’intégration de données externes pour affiner vos prévisions d’approvisionnement.